Онлайн-касса дала сбой: что делать?      

20 декабре по всей стране произошел массовый сбой в работе онлайн-касс. Они перестали отправлять данные в режиме онлайн в налоговую службу – и работа многих ритейлеров просто стала. Как выяснилось позже, сбой дала новая "прошивка", выпущенная накануне. ФНС пошла навстречу пострадавшим и выпустила письмо, в котором заверила, что не будет привлекать к административной ответственности владельцев онлайн-касс, у которых произошел сбой. Им нужно только сформировать кассовый чек коррекции с общей суммой неотраженной выручки. Однако объем упущенной выгоды у тысяч ритейлеров значительно превышает размер возможных штрафов. Для предновогодних продаж такая остановка – это катастрофа.

Можно ли было не останавливать продажи? И как обезопасить себя от таких ситуаций в будущем? Новая ККТ введена совсем недавно, правоприменительной практики по ее работе почти нет. Теоретически, в законе прописано, что ритейлер не несет ответственности, если сбой произошел не по его вине, и может продолжать работу, даже если ККТ не отправляет данные в режиме онлайн. Но практически не всегда контролирующие органы идут предпринимателям навстречу.

Я рассмотрю все возможности и попробую дать алгоритм действий в случае сбоя.

Будем честны. Такого рода сбои происходит, в основном, потому что обновления ПО для касс не тестируются должным образом. Виновникам проблемы – производителям кассовой техники – сразу нужно включать режим антикризисных коммуникаций: официально объяснить клиентам ситуацию, принести извинения, назвать сроки и пути решения проблемы.

А как обезопасить себя магазину?

Значительно снизить риски можно только диверсификацией – использовать ПО разных компаний и кассовую технику разных производителей. По-хорошему – еще и подключить ее к разным ОФД. Диверсификация –  проверенный способ защиты данных в IT-сфере. Чтобы в случае сбоев на сервере или других форс-мажорных обстоятельств обеспечить себе гарантированный доступ к собственным данным, компания заключает договор не с одним, а двумя дата-центрами, желательно, находящимися в разных городах.

В рознице по отношению к кассам такой принцип, конечно, не применим. Но диверсифицировать оборудование и снять с себя зависимость от одного вендора (производителя, разработчика) – это реальный способ повысить надежность ККТ и обезопасить себя от сбоев. Кассы в этом случае можно использовать либо одновременно, либо по очереди – как удобнее.

Увы, маленькие компании не могут себе позволить такой роскоши. Поэтому у малого бизнеса риски приостановки деятельности в связи с техническими неисправностями всегда выше.

Что делать в случае сбоя?

Нормальная логика подсказывает: раз закон обязывает все платежи проводить через кассу, то необходимо приостановить деятельность – иначе это приведет к административному правонарушению. Не спешите расстраиваться, есть варианты. Для начала, нужно разобраться, по чьей вине произошла неисправность. Если по вашей вине (нарушены правила эксплуатации, касса упала и сломалась, перемкнуло электричество, и касса сгорела) – то ничего сделать нельзя. Приостанавливайте торговлю  и покупайте новую кассу.

Если вашей вины в этом нет, надо предпринять все действия, обеспечивающее полное исполнение закона. О каких действиях идет речь?

1. Сделать все для восстановления работы. Например, обратиться в центр технической поддержки и/или позвонить своему поставщику ПО и узнать, в чем дело. Звонок обязательно надо "подкрепить" письмом, чтобы зафиксировать обращение. Само письмо, как и ответ на него, вам понадобится для последующего оформления заявления в налоговую.
2. Собрать все документы, подтверждающие невозможность работы. Например, письмо подрядной организации, признающей факт сбоя по ее вине. Единого рекомендованного списка документов не существует, поэтому самым лучшим решением в данной ситуации будет звонок в налоговую: опишите, что случилось, и спросите, какие документы вам нужно предоставить.
3. Подготовить и отправьте письмо в налоговую в свободной форме: сообщите о факте сбоя и приложите документы, которые будут достаточными для подтверждения этого факта.

Письмо в налоговую службу пишется на бланке организации в свободной форме на имя руководителя ИФНС. Текст письма может меняться в зависимости от конкретной ситуации – так же, как и список прилагаемых документов. В большинстве случаев самого письма и подтверждения от подрядной организации будет достаточно.

Вариант письма:

Руководителю ИФНС России № __ по г. Москве

111111, г. Москва, ____________

от ООО "______"

ИНН ******/КПП ******

111111, г. Москва, ____________

Контактное лицо: должность

_________________________

Телефон: _________________

Сообщение

ООО "___" Сообщает, что в связи с технической неисправностью ККТ, 11.11.2011 года, не было возможности выдавать фискальные чеки, что привело к нарушению положений закона 54-ФЗ "О применении ККТ" согласно примечанию, к статье 14.5, кодекса об административных нарушениях. Были предприняты меры по восстановлению работоспособности ККТ, однако от ООО "___" данная техническая неисправность не зависела, и восстановить работоспособность не удалось. Прикладываем подтверждающие документы:

1. ***
2. ***
3. ***

С уважением,

Генеральный директор

ООО "_____________"        

_________________________                                                                                     __________________                                                                                                                                                 

  "___" ______________________ 201_ года.                                                                        М.П.

Если вы предприняли все действия, для того, чтобы исполнять закон (и у вас есть соответствующее подтверждение), но не можете исполнять его по объективным, не зависящем от вас обстоятельствам, значит, вины на вас нет. По текущему законодательству, теоретически можно продолжать работать, не боясь штрафных санкций. Как вариант – вы можете работать без чека или выписывать товарный чек. Но лучше всего прояснить свои возможности, позвонив в налоговую.

Поясню, почему я настолько осторожен в формулировках.

Все перечисленные действия, снимающие с предпринимателя ответственность за правонарушение в случае сбоя в ККТ не по его вине, прописаны в примечании к статье 14.5 Кодекса об административных нарушениях. Но проблема в том, что правоприменительной практики по этому примечанию пока еще нет. ККТ нового образца введена совсем недавно. Закон о ней пока не применялся в полную силу. Более того, подавляющее большинство ритейлеров даже не знает о существовании подобной возможности. Пока даже крупные ритейлеры в случае сбоя в работе ККТ предпочитают приостановить свою деятельность.

Тем не менее, прецеденты, когда компании не подвергались штрафам, уже были – но в другой ситуации. Вспомним недавнее прошлое.  При переходе на новую ККТ на рынке катастрофически не хватало фискальных накопителей. Тогда министерство финансов выпустило письмо от 30.05.2017 №03-03-15/33121, которое официально разрешало не печатать чеки тем, кто должен был это делать, но при соблюдении определенных условий: например, вы должны были заключить договор на поставку ФН. Пока не установили новую ККТ, предприниматель мог не исполнять закон – потому, что он предпринял все, что от него зависело, чтобы выполнить требования законодательства РФ о применении ККТ.

Отдельно хотелось бы разобрать ситуацию, когда касса перестала передавать чеки оператору фискальных данных. Такое может произойти, например, если пропал интернет. Данная ситуация не приводит к нарушению 54 ФЗ, в законе за это ответственности не предусмотрено. Если касса выдает чеки, значит, все данные пишутся на фискальный накопитель. И даже если ФН заблокировался, при восстановлении связи данные передадутся в ОФД, и ФН автоматически разблокируется. Налоговая в этом случае ничего предпринимать не будет

Ответственность есть только за неотправку данных более чем в течении месяца. Реализована она технически – фискальный накопитель блокируется, и касса перестает работать. Такое же наказание предусмотрено за превышение кассовой смены в 24 часа.

И все же, главный совет на случай любых технических проблем с кассами – позвоните в налоговую. Сделайте это заранее, не дожидаясь сбоя. Дело в том, что сейчас единого рекомендованного на официальном уровне списка действий в случае сбоя ККТ просто нет. Каждая налоговая может выдвигать свои требования.