Онлайн-касса для новичков: ответы на основные вопросы

От редакции: мы обновили статью от января 2021 года, актуализировав информацию и добавив новые вопросы.

Что такое онлайн-касса и какие бывают виды? Кто ее должен использовать? Сколько стоит онлайн-касса и где ее купить? Как зарегистрировать и начать работать? Ответы на эти и другие распространенные вопросы по онлайн-кассам вы найдете в этой статье.

Что такое онлайн-касса?

Это касса (ККТ), которая самостоятельно передает все данные о денежных расчётах онлайн в налоговую службу через оператора фискальных данных (ОФД). Для этого касса оснащена фискальным накопителем —  средством криптографической защиты фискальных данных. В момент покупки сведения о ней формируются фискальным накопителем, передаются ОФД, проверяются и хранятся одновременно и в ККТ и у ОФД. Они же передаются в налоговую и хранятся там. Онлайн-касса при этом не обязательно совершенно новая, разрешено дорабатывать кассы прежнего образца, если таковые ещё остались. При этом ФНС разъясняет, что при этом онлайн-касса обязана отвечать следующим требованиям:

• печатать qr-код и ссылку на чеке;
• отправлять электронные копии чеков в ОФД и покупателям;
• иметь встроенный в корпус фискальный накопитель;
• свободно взаимодействовать с аккредитованными ОФД;
• онлайн-кассы должны быть перепрошиты таким образом, чтобы использовать формат ФФД 1.2 (формат фискальных данных 1.2, который введен для работы с маркированным товаром).

Что означают все эти термины и сокращения?

Оператор фискальных данных (ОФД) — юридическое лицо,  получившее в соответствии с законодательством РФ о применении ККТ  разрешение на обработку фискальных данных. Всю полученную в рамках деятельности по обработке фискальных данных информацию ОФД хранит 5 лет и обеспечивает отправку копий электронных чеков клиентам. С полным списком ОФД, получивших разрешение на деятельность на территории РФ можно ознакомиться на официальном сайте ФНС.

Фискальный накопитель (ФН) — программно-аппаратное криптографическое средство защиты фискальных данных в опломбированном корпусе. Фискальный накопитель шифрует и передаёт фискальные данные ОФД. При этом у ФН срок службы ограничен: по закону они действуют 15, 15 или 36 месяцев. При этом выбор конкретного срока зависит от вида вашей экономической деятельности и типа налогообложения. После завершения использования конкретного ФН его придется хранить еще пять лет в связи с возможными проверками контролирующих органов или необходимостью получения хранящейся на нем  информации.

Реестр онлайн-касс — перечень, в котором содержатся сведения обо всей ККТ, допущенной к работе на территории РФ.

Виды онлайн-касс и схемы их подключения

Все ККТ в зависимости от функционала, типа доступа в Сеть, способности работать в автономном режиме, внешнего вида и интерфейсу делятся на:

1. Фискальные регистраторы —  самый просто тип ККТ, не имеющий графического интерфейса. Работает совместно с компьютером, смартфоном и т.д. Для установки фискального регистратора необходимо электропитание и отсутствие минусовых температур. Таким образом, ККТ такого типа используются в стационарных точках и требуют установки на компьютер специальных кассовых программ. Работают с ФФД 1.2 модели "Атол 11 Ф", "Атол 1Ф", "Вики Принт 57Ф", "РИТЕЙЛ-КОМБО-01Ф" и др.
2. Автономная онлайн-касса — это простая онлайн-касса с ограниченным функционалом. Она подходит для небольших бизнесов, у которых не очень много товарных позиций. На них можно работать с маркированным товаром — но только продавать. А вот для проведения приемки маркированного товара придётся дополнительно приобретать полноценное рабочее место с 2D-сканером и компьютером.  Если говорить о конкретных моделях, то современный функционал поддерживают модели "Меркурий 180 Ф", "ЭЛВЕС-ФР-Ф", "MicroPay-ФАС" и др.
3. Смарт-терминалы — похожи на автономные кассы, отличаются гораздо большим функционалом. По сути, это полноценные системы с доступом в облачный личный кабинет и возможностью подключения периферийных устройств. Поддерживают ФФД 1.2 "АТОЛ Sigma 7Ф" и многие другие модели.
4. Мобильные онлайн-кассы — могут быть устройствами любого из трех предыдущих типов, отличаются только тем, что могут работать автономно, без электросети, поэтому подходят для курьеров и т.д.
5. Облачные кассы отличаются тем, что они, по сути своей, являются программным обеспечением и физически в вашем магазине не присутствуют. Это — вариант для интернет-магазинов, в которых оплата происходит прямо на сайте магазина, а не в точке выдачи заказа или торговом зале. В случае онлайн-касс возможна только их аренда, а не покупка, потому что облачная касса — это совокупность услуг, предоставляемых поставщиком таких услуг. Как правило, производители "обычных физических" касс предоставляют и такую услугу своим клиентам.

Подключение любой онлайн-кассы — стандартная процедура, которая осуществляется при применении любой онлайн-кассы. Она требует сперва выбрать оператора фискальных данных из списка ФНС, заключить с ним договор, затем либо поручить регистрацию ККТ ему, либо самостоятельно через личный кабинет на сайте ФНС, во вкладке "Учет ККТ". Инструкции по регистрации дает и сама ФНС, и ОФД, с которыми вы заключаете договор.

Кто обязан использовать онлайн-кассы?

В соответствии с законом 54-ФЗ в нынешней редакции применять онлайн-кассы обязаны все организации и ИП, за исключением некоторых организаций, мало связанных с онлайн-торговлей:

• кредитных организаций;
• организаций, продающих газеты и журналы на бумажном носителе, если эта продукция составляет 50 и более процентов их оборота. При этом продажа сопутствующих товаров учитывается отдельно;
• организаций, реализующих ценные бумаги;
• организаций общественного питания, обслуживающих школы во время занятий;
• организаций, торгующих на ярмарках и вразнос;
• киосков мороженого, безалкогольных напитков, молока и кваса на розлив;
• ремонтирующих одежду, обувь, изготавливающих ключи и галантерею;
• производителей товаров народных промыслов;
• плательщиков налога на профессиональный доход и плательщиков по патентной системе налогообложения в указанных законом границах (в основном деятельность по ремонту, монтажные и прочие работы — подробнее в статье 346.43 НК РФ ).

В некоторых других случаях, не связанных с электронной торговлей.

Сколько стоит онлайн-касса и где ее купить 

В зависимости от типа кассы цены на ККТ, поддерживающие ФФД 1.2, начинаются от 6000 – 7000 рублей (без ФН), а аренда — от 900 рублей в месяц. При этом нужно обязательно учитывать тип необходимого аппарата. Покупать их лучше у официальных производителей, поскольку они, как правило, предоставляют техническое обслуживание и выгодные пакеты дополнительных услуг. Следует учитывать, значится ли приобретаемый аппарат в реестре ККТ, который ведет ФНС. Из тех, что предоставляют аппараты, соответствующие требованиям законодательствами, можно назвать Атол, Штрих-М, РР-Электро и другие в соответствии со списком ФНС.

Как зарегистрировать и начать работу с онлайн-кассой?

Прежде всего следует выбрать модель ККТ из Государственного реестра контрольно-кассовой техники с учетом специфики деятельности. Затем следует заключить договор с зарегистрированным ОФД на обслуживание. Без такого договора использовать кассу нельзя.

Заявление о регистрации (перерегистрации) контрольно-кассовой техники и (или) заявление о снятии контрольно-кассовой техники с регистрационного учета подается ЮЛ или ИП на бумажном носителе или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, через кабинет контрольно-кассовой техники либо через оператора фискальных данных. в любой территориальный налоговый орган. Срок регистрации (перерегистрации, снятия с учета) — десять рабочих дней.

В заявлении должны содержаться следующие сведения:

• ваши реквизиты;
• адрес установки ККТ, наименование места её установки;
• реквизиты ККТ(марка, модель, номер);
• сведения о  ФН (марка, модель, номер);
• сведения о выбранном ОФД;
• указание на то, что ККи будет использоваться в интернет-магазине или курьером.

После присвоения вашей кассе регистрационного номера для завершения процедуры будет необходимо ввести его и реквизиты своей организации  в фискальный накопитель, настроить согласно инструкции к устройству параметры подключения к ОФД. Затем проведите фискализацию вашей кассы, данные будут переданы в ФН вашим ОФД. В личном кабинете потребуется завершить регистрацию, введя данные "Отчета о регистрации", выведенного вашей кассой.

Отказ в регистрации вашей кассы возможен только в случае предоставления вами недостоверных или неполных сведений.

Как обслуживать ККТ?

На настоящий момент заключать договор на обслуживание вашей онлайн-кассы с центром обслуживания не требуется. Собственно, и само обслуживание не такое уж и сложное: каждый вполне способен сам поменять фискальный накопитель, зарегистрировать ККТ в налоговой, настроить параметры подключения к ОФД. Однако иногда кассовая техника ломается, в таком случае следует прежде всего обратиться к ее производителю. Закон не запрещает обращаться и просто в ближайший к вам центр обслуживания. При необходимости можно требовать временную замену вышедшего из строя аппарата.

Как предоставить покупателю чек при торговле через интернет-магазин?

Интернет-торговля предполагает несколько способов предоставления покупателю чеков:

1. в электронной форме на телефон или адрес электронной почты, предоставленные покупателем;
2. на бумажном носителе вместе с товаром (бумажный носитель можно не выдавать в том случае, если у вас нет возможности приобрести кассовую ленту);
3. на бумажном носителе при первом непосредственном взаимодействии клиента с пользователем или уполномоченным им лицом в случае расчетов за работы и услуги без направления клиенту такого кассового чека (бланка строгой отчетности) в электронной форме.

Схема передачи данных в налоговую

Обмен данными с налоговой онлайн-кассы осуществляют в режиме "реального времени":

1. В момент получения от покупателя денежных средств осуществляется фиксация факта покупки — кассир или автоматическая касса оформляет чек.
2. Фискальный накопитель сохраняет данные по чеку.
3. Касса передает данные обслуживающему ОФД.
4. ОФД проверяет информацию и отправляет ответ. Одновременно он передает данные в ФНС.
5. ОФД хранит информацию о совершенных операциях 5 лет.

В случае, если в момент совершения платежа по каким-то причинам не было интернет-связи, ФН в обычном режиме сохраняет данные, а при появлении связи касса передает их в ОФД.

Особенности применения онлайн-касс в разных формах собственности и видах бизнеса

С точки зрения закона выбор онлайн-кассы зависит не собственно от формы ведения бизнеса, а от требований, которые такой бизнес предъявляет к онлайн-кассе. В этом смысле малые бизнесы и микробизнесы могут применять онлайн-кассы попроще и подешевле или вообще заключить договор на аренду кассы — в том числе в облачных сервисах. Водораздел проходит скорее не в области форм собственности или организационно-правовых форм занятия предпринимательством, а в том, чем торгует предприниматель и как он осуществляет расчеты с клиентом. Например, торговля маркированным товаром требует не просто использования онлайн-кассы, но кассы, которая уже перепрошита для применения ФФД 1.2 и интегрирована в систему ЭДО предпринимателя. Мелкий бизнес, торгующий на маркетплейсе, может воспользоваться услугами онлайн-касс, предоставляемых площадкой.

Разница в использовании онлайн-касс также заключается в объеме ответственности предпринимателя. Штрафы и формы ответственности у юрлиц всегда выше, чем у индивидуальных предпринимателей и лиц, применяющих налог на профессиональный доход. При этом самозанятые освобождены от использования ККТ, поскольку сервис "Мой налог" осуществляет для них оформление чеков.

Что делать, если нет интернета

В зависимости от того, нет ли интернета в силу отдаленности местности (то есть постоянно) или временно, ситуация будет разрешаться по-разному. Если вы торгуете в зоне, где отсутствие интернет-соединения подтверждено официально, можете не беспокоиться — санкций не последует. Однако в наиболее распространенной ситуации — когда соединение пропало временно — ситуацию должен контролировать сам предприниматель. У современной ККТ существует опция работы вне Сети с сохранением сведений о произведенных операциях до суток. Если в течение этого времени интернет появится, сведения будут переданы при подключении к Сети. Если связи все еще нет, следует подключить кассу к интернет-соединению в другом месте и передать данные. Если уклоняться от передачи данных 30 и более дней, фискальный накопитель заблокируется и касса перестанет работать.

За что могут наказать?

54-ФЗ обязывает продавца регистрировать и своевременно обслуживать онлайн-кассу, предоставлять покупателю чек со всеми установленными законом сведениями , предоставлять необходимые сведения о ККТ по запросу контролирующего органа, ограничить доступ к кассе посторонних.

За неиспользование ККТ полагается штраф в размере от одной четвертой до одной второй размера суммы расчета, осуществленного без применения контрольно-кассовой техники, но не менее десяти тысяч рублей, если нарушитель — юрлицо, то сумма штрафа возрастает: от трех четвертых до одного размера суммы расчета, осуществленного без применения контрольно-кассовой техники, но не менее тридцати тысяч рублей. 

Применение не соответствующей закону кассовой техники и техники, не поддерживающей ФФД 1.2 при работе с маркированным товаром наказывается штрафами в размерах от полутора тысяч до трех тысяч рублей на должностных лиц; на юрлиц —  предупреждение или наложение штрафа в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

Невыдача покупателю чека (в бумажной или электронной форме)  влечет предупреждение или наложение административного штрафа в размере двух тысяч рублей на должностных лиц, на юрлиц — предупреждение или наложение административного штрафа в размере десяти тысяч рублей. 

Непредставление информации по запросу ФНС наказывается при первом нарушении предупреждением, при повторном назначается штраф от полутора тысяч до трех тысяч рублей для ИП и должностных лиц, а на юрлиц — от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

Кому не нужно использовать онлайн-кассу

В 2022 году могут не использовать онлайн только те предприниматели, которые: 

• имеют освобождение от использования ККТ в связи с особенностями ведения бизнеса (а это ИП на патенте, продавцы в труднодоступных местах, торговцы газетной продукцией офлайн и другие специфические "разносные" бизнесы); 
• плательщики налога на профессиональный доход (самозанятые) — поскольку для них чеки формируются в рамках приложения "Мой налог".