Онлайн-касса для ООО: что нового в 2021 году

С 2019 года обязанность применять так называемые онлайн-кассы легла на плечи практически всех организаций, включая мелкие предпринимательства. Мы уже писали об этом ранее, а сейчас остановимся более подробно на особенностях применения онлайн-касс организациями, прежде всего в той форме, которая является одной из самых популярных в России — обществами с ограниченной ответственностью.

Для чего ООО онлайн-касса? Как она встроена в систему ЭДО?

Во-первых, онлайн-касса теперь обязательна для применения всеми мелкими предпринимательствами кроме случаев, когда вы торгуете в местах, отнесенных к категории труднодоступных. Отсрочка продолжает действовать только для некоторых ИП.

Во-вторых, 2021 год является переходным для внедрения полного электронного документооборота. Например, мелким предпринимательствам еще можно сдавать отчетность в ФНС на бумаге, но в 2022 году это послабление будет отменено.

И, наконец, третье — и самое главное — вводимая в России система маркировки товара обязывает к использованию онлайн-касс. Вы просто не сможете торговать маркированным товаром, если у вас нет выстроенного ЭДО, касса в котором занимает одно из важнейших мест. Вы больше не можете торговать одеждой, обувью, товарами легкой промышленности, шинами, парфюмерией без маркировки. В скором времени обязательными для маркировки станут все товары, чей срок годности менее 40 дней, вся молочная  продукция. И работать с такой продукцией можно исключительно с помощью онлайн-кассы.

Какую онлайн-кассу выбрать и как ее зарегистрировать? 

На официальном сайте ФНС расположен перечень всех ККТ, которые можно использовать в России. Это большой перечень, в который входит порядка двух сотен моделей техники. Несмотря на то, что основные характеристики ККТ в таблице обозначены, сориентироваться сложно.

Прежде всего, ответьте на вопросы:

1. Ваше ООО осуществляет торговлю только через Интернет или есть оффлайновые магазины? И есть ли точки выдачи товара, в которых осуществляются расчеты с покупателями? У вас одна или несколько точек, через которые вы осуществляете расчеты с покупателями?

2. У вас есть своя курьерская доставка или вы используете услуги сторонних исполнителей?

3. Насколько широк ваш ассортимент? 

4. Много ли продаж в час и в день?

Исходя из ответов на эти вопросы, сделайте выбор:

1. Мобильная или стационарная касса. Мобильная нужна курьерам и мелким магазинам, в которых товар доставляется собственными силами работников, стационарная — оператору в точке выдачи заказа или магазине. Если бизнес совсем скромный, можно даже подумать над тем, чтобы использовать мобильную облачную кассу, с которой можно работать через кассовую программу на смартфоне, и арендуемую облачную ККТ. Возможно, нужно будет докупить фискальный регистратор для распечатки чеков, но закон не обязывает выдавать чеки исключительно в бумажной форме — можно отправлять их покупателю на телефон или электронную почту, предоставлять QR-код для считывания смартфоном покупателя. Достоинство этой модели в том, что для нескольких курьеров не потребуется покупать сразу несколько ККТ. При стационарной торговле и выдаче товара такой вариант не подойдет.

2. Если вы используете исключительно услуги сторонних курьеров, которые принимают оплату и выдают чеки, вопрос с покупкой ККТ на некоторое время можно отложить — при условии, что вы не реализуете свой товар никакими другими способами.

3. Если у вас одна точка выдачи товара, и в ней же вы принимаете оплату, при этом ассортимент довольно широкий, а покупок много, имеет смысл потратиться на POS-систему. Под этим термином обычно понимают целый комплекс устройств: это монитор, системный блок, POS-клавиатура, дисплей для покупателя, устройство считывания карт, печатный блок, ПО, фискальный накопитель. Популярна модель, объединяющая все эти части в моноблок — тогда такую кассу можно использовать и при мобильном обслуживании, она проще и компактнее.

4. Если у вас высокий покупательский поток, вам может понадобиться считыватель штрих-кодов. А если вы уже работаете с маркированным товаром, то сканер QR-кодов будет для вас обязателен, а ККТ нужно выбирать с учетом его интеграции в систему.

В большинстве случаев ответов на эти вопросы достаточно, чтобы сделать выбор. Есть смысл сначала выбрать оператора фискальных данных, а затем уже аппарат, рекомендованный этим ОФД для вашей ситуации, поскольку в некоторых случаях это позволяет экономить деньги и упрощать обслуживание ККТ.

Как зарегистрировать ККТ?

Мы уже подробно описывали процесс регистрации ККТ через личный кабинет ФНС. В этом процессе нет ничего сложного, но важно ввести все данные корректно, иначе ККТ не будет зарегистрирована.

На момент начала регистрации кроме кассы вы должны иметь электронную подпись, зарегистрированную на того, кто имеет право без доверенности осуществлять действия от имени вашего ООО. Эти подписи можно получать в любых сертифицированных центрах, либо непосредственно в ФНС, подав заявление. С 1 июля 2021 года такую подпись можно получить бесплатно. Далее следует заключить договор с ОФД, зарегистрированным в качестве такового в ФНС.

Не лишним будет проверить ваш адрес в ФИАС в том случае, если вы планируете осуществлять торговлю и выдачу товара в удаленной местности. После этого можно начинать регистрацию, в процессе которой вы заполните анкету, получите регистрационный номер ККТ (его нужно будет ввести в аппарат), осуществите фискализацию и получите карточку регистрации ККТ. Данные карточки вы передадите в ОФД в личном кабинете и только после этого сможете работать с ККТ.

Нужно учитывать, что ошибка или торопливость могут привести к блокировке ККТ.

Онлайн-касса для ООО на УСН

Упрощенка является одной из самых востребованных систем налогообложения в РФ. Нужно понимать, что сама по себе УСН никак не влияет на применение ООО онлайн-кассы. Применение ККТ зависит от вида деятельности и, в отдельных случаях, от местоположения точки торговли или выдачи товара. Все эти случаи перечислены в п. 2 ст. 2 от 22.05.2003 N 54-ФЗ и в основном касаются оказания бытовых услуг гражданам, а также торговли вразнос. Таким образом, именно система налогообложения никак не скажется на вашей работе с ККТ. Однако статус юрлица в случае выявления нарушений при работе с ККТ увеличит сумму штрафов.