Через DropCat прошла первая перевозка с электронной транспортной накладной

Через логистический сервис DropCat и информационную систему Минтранса 2 октября прошла первая межрегиональная грузоперевозка  с использованием  электронной транспортной накладной (ЭТрН).

Как сообщили Oborot.ru в пресс-службе, в течение октября бизнес и транспортное ведомство проводят эксперимент по запуску в реальную повседневную работу этого варианта документального оформления хозяйственных операций.

Электронная транспортная накладная — юридически значимый документ в электронном виде и первичный учётный документ. Свидетельствует о факте перевозки продукции, а покупателям и продавцам помогает вести учёт и расчёты с транспортной компанией.

Какая польза бизнесу от ЭТрН? Электронный документооборот снижает издержки, делает описываемые им процессы прозрачными, понятными и управляемыми.

Если один автомобиль посещает за день 15 — 17 точек доставки, то водитель может возить с собой до 200 — 300 распечатанных на принтере накладных. В месяц объём бумажного документооборота исчисляется тысячами и десятками тысяч листов. В среднем распечатать и отправить почтой одну накладную стоит 30-40 рублей. Благодаря электронному формату расходы можно сократить в 3-5 раз.

Первый груз отправляли из Рязани в Санкт-Петербург.Протяженность маршрута составила более 900 километров. Пунктом назначения стал Санкт-Петербург. Грузоотправителем и грузополучателем выступили "Газпромнефть – Битумные материалы" и "Газпромнефть – Рязанский завод битумных материалов", дочерние предприятия "Газпром нефти". Перевозку осуществляла компания "ИТЕКО Россия". Электронная транспортная накладная размещена в логистическом сервисе DropCat. Данные накладной передаются в прототип информационной системы Минтранса, а затем — грузополучателю.

Как это работает? В обмене ЭТрН участвуют три стороны: грузоотправитель, получатель и перевозчик. Каждая сторона валидирует документ электронной подписью, обеспечивая его юридическую значимость.  Создание и подписание ЭТрН отнимает пару минут. Процесс контролируют сотрудники ГИБДД и Ространснадзора в веб-интерфейсе прототипа информационной системы Минтранса.

Суть эксперимента — протестировать механизм оформления транспортной накладной и путевого листа в электронном виде в условиях реальных автоперевозок.

Как устроен процесс перевозки с использованием ЭТрН?

1. Грузоотправитель до передачи груза оформил электронную транспортную накладную на логистическом сервисе DropCat, который доступен для пользователей 24/7/365.
2. Кладовщик и менеджер последовательно подписывают ЭТрН ПЭП (простая электронная подпись) и УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью)
3. Данные отправляются в прототип государственной информационной системы Минтранса России, разработанный ФГУП "ЗащитаИнфоТранс", а затем — грузополучателю и транспортной компании.
4. Водитель ТК подписывает накладную простой электронной подписью, затем менеджер грузополучателя — усиленной квалифицированной электронной подписью, и подписанная накладная уходит всем участникам обмена.

Текущий формат, предложенный ФГУП "ЗащитаИнфоТранс" содержит также поля документа предназначенные для Экспедитора и плательщика. Ответственность оператора — предоставить им документ, если они не являются стороной обмена по нему.

С 1 по 30 октября в Москве, Татарстане, Московской, Калужской, Рязанской областях и Краснодарском крае ведущие грузоперевозчики протестируют оформление первичных документов и другие сценарии: замену водителя в рейсе, возврат груза, изменение пункта выгрузки.

Государственные ведомства протестируют работу с электронными документами в рамках государственных проверок.

Обмен ЭТрН между бизнесом и государством происходит с помощью единой государственной информационной системы, прототип которой разработало ФГУП "ЗащитаИнфоТранс". К информационной системе подключаются логистические платформы и сервисы ЭДО. Например, логистический сервис DropCat от Edisoft, работающий на базе ЭДО, соединяет перевозчиков и отправителей грузов и передаёт данные ЭТрН в ИС Минтранса.

Какие ещё плюсы от использования электронной накладной

1. ЭТрН позволяет отслеживать все этапы передвижения груза онлайн. Если меняется адрес или водитель, информация отображается в веб-кабинете.
2. Электронную накладную невозможно потерять. Бумажные накладные часто теряются во время перевозки из одного города в другой. ЭТрН отправляется контрагенту за считанные секунды онлайн.
3. Электронный документооборот ускоряет расчёт между контрагентами. Как только грузополучатель подписывает электронную накладную, информация отображается в сервисе, и грузоотправитель может оплатить услуги перевозчика.
4. ЭТрН облегчает передачу данных в ФНС. Все накладные хранятся в электронном архиве — не нужно ждать их от контрагентов. Чтобы передать их в ФНС, достаточно выгрузить нужные документы.
5. Доступ к ЭТрН есть у всех участников обмена в любое время. Для работы с документами можно использовать учётную систему — потребуется только интеграция системы и платформы провайдера ЭДО.