Интеграция 1С:УНФ с маркетплейсами: ключевые возможности и обзор функционала

Партнерский материал

В типовом решении 1С:Управление нашей фирмой есть функционал, который позволяет создавать и обновлять карточки товаров, выгружать и актуализировать цены, а также остатки по товарам на маркетплейсах.

В статье эксперты компании RDV расскажут о преимуществах интеграции 1С:УНФ с маркетплейсами, а также проведут обзор основных инструментов программы. 

Четыре ключевых возможности 1С:УНФ при работе с маркетплейсами 

Программу 1С:УНФ за последние годы сильно модернизировали. Сейчас она стала основной для малых и средних предпринимателей, в том числе торгующих на маркетплейсах. Решение легко настраивается под нюансы организации учета и управления бизнеса.

1. Обмен данными с маркетплейсами осуществляется по API

Обмен через API позволяет синхронизировать изменения в учетной системе и на торговых площадках. Такая синхронизация становится максимально полезной при работе с разными торговыми площадками — селлеру не нужно дублировать из личного кабинета одного маркетплейса в другой товары, цены и остатки, а это в свою очередь существенно снижает риски продавца.

2. Возможность самостоятельного формирования и сдачи отчетности

Это особенно актуально начинающим селлерам. Все процессы организации работы сведены в разделы и подразделы с понятными названиями категорий, которые объясняют их функционал. А индивидуальные предприниматели на УСН и ЕНВД могут готовить и сдавать в программе отчетность в ФНС, ФСС, ПФР.

3. База клиентов в единой информационной системе

Работа в 1С:УНФ позволяет вести:

• банковские и кассовые операции;
• расчеты с контрагентами, персоналом, бюджетом;
• учет заказов, материалов, товаров, продукции и затрат, торговых операций, включая розничные продажи и подключение торгового оборудования;
• учет заказов-нарядов, выполненных работ и оказанных услуг;
• учет имущества, доходов, расходов, прибыли и убытков, капитала.

4. Легкая настройка журнала комиссионных продаж

Фактически маркетплейс является посредником между продавцом и покупателем, получая свою комиссию, что попадает в разряд комиссионной торговли. Договор комиссии с маркетплейсом оформляется либо на конкретный срок, либо бессрочно. Важное условие — фиксация размера комиссии. Эту же цифру необходимо будет указать в карточке договора с маркетплейсом в системе 1С:УНФ. В такой ситуации комиссионное вознаграждение будет рассчитано автоматически. Кроме того, при работе по схеме FBO маркетплейс может взимать с селлера плату за хранение товаров на складе и доставку их покупателю.

Кроме того, в 1С:УНФ присутствует штатный механизм работы с комиссионной торговлей, а с помощью загрузки отчетов маркетплейсов через Excel можно работать с большим количеством данных. Благодаря этому селлер может легко создавать отчеты комиссионера для учета продаж через маркетплейсы и корректного расчета комиссии.

Интеграция 1С:УНФ с Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет и Мегамаркет. Обзор инструментов

1С: Управление нашей фирмой позволяет автоматизировать все базовые процессы торгово-производственной компании: закупки, склад, продажи, производство, финансовый учет, кадровый учет. Далее мы рассмотрим, как автоматизировать обмен 1С:УНФ с маркетплейсами в версии 3.0.4 и выше.

Основной предпосылкой автоматизации работы на маркетплейсах является, конечно же, невысокая рентабельность в этом канале, а также достаточно большая конкуренция. Иногда бывают исключения, но сегодня рассмотрим массовый случай. Многие компании находятся в поисках решений для автоматизации процессов оперативного обновления остатков, обработки заказов и ведения взаиморасчетов с маркетплейсами.

Смотреть будем на примере FBS, ведь именно при этой модели у продавца возникает достаточно большой объем ручных операций, а также много точек, где потенциально можно допустить ошибку.

Передача остатков по площадкам

Если у компании много каналов продаж или большое количество товаров, то ручное обновление остатков на каждой площадке может стать большой проблемой. При совершении продажи в любом канале вам потребуется обновить остатки во всех остальных вручную. Это может привести к тому, что придется отменять заказы на маркетплейсах, ведь товар, на который пришел заказ, отсутствует на складе. Особенно это становится проблематичным, когда на складе остается ограниченное количество продукции. Решение — автоматическое обновление остатков посредством API-интеграции в режиме реального времени.

Например, вам пришел заказ с площадки "А". Система без участия пользователя может проверить доступный остаток и при создании документа "Заказ покупателя" тут же зарезервировать его на складе, чтобы было невозможно его продать куда-то еще. Доступные остатки в разрезе мест хранения можно посмотреть в отчете "Остатки товаров".

Передача цен

Цены в УНФ устанавливаются документом "Установка цен" — там можно подобрать номенклатуру и установить разные цены по типам (закупочная, розничная и т.д.). В решении можно изменять цены по своим правилам: например, при повышении закупочной автоматически пересчитывать розничную. Также можно четко разграничивать права между сотрудниками и контролировать, кто внес то или иное изменение.  Это помогает решить проблему с некорректными ценами на маркетплейсе, а как следствие — быстрым выкупом ботами всех имеющихся остатков по заниженным ценам.

Вы можете установить порог увеличения или уменьшения не более 5%. Если изменение будет больше, то программа запустит отдельный процесс визирования изменения. Если кто-то из сотрудников меняет цены, которые не соответствуют "пороговым" значениям, то они не уйдут на площадку.

Получение заказов в систему

Не менее трудоемким процессом по изменению остатков на каждой площадке и в каждом личном кабинете является процесс загрузки заказов покупателей в систему. По сути, эти процессы напрямую связаны: сначала выгружаем актуальный остаток и цены на маркетплейс, а затем загружаем документы в систему.

Процесс является важным и потому, что в будущем каждый маркетплейс в своих отчетах о продажах будет ссылаться на номера заказов при расшифровке комиссий по логистике, хранению и т.д. Да и сама трудоемкость создания документов достаточно высокая — на создание каждого нужно потратить в районе 1-2 минут. А когда количество заказов большое, то в этом процессе может быть задействовано несколько человек.

Заказы клиента здесь нужны, чтобы своевременно зарезервировать товар и показать селлеру корректные остатки.

Работа кладовщиков по сборке и упаковке

Не всегда на складе работают сотрудники, которые заинтересованы выполнить свою работу хорошо и качественно. В этом процессе иногда нужно иметь возможность быстро, буквально на ходу, менять специалистов, которые занимаются сборкой и упаковкой заказов. Но если процессу нужно долго обучать или нужны какие-то особые знания, то это невозможно.

Нам приходилось сталкиваться со случаями, когда кладовщики преувеличивали свою значимость для менеджеров, поскольку знали где лежит товар и как его правильно упаковать. Конечно, такие процессы сильно влияют на качество, а иногда и на экономику работы в канале. Да и в целом сложно построить масштабируемую систему, когда при желании увеличить количество заказов мы должны закладываться на найм персонала. В типовом решении нет рабочих мест для кладовщиков, которые бы позволили четко видеть, какие новые заказы поступили, и какие нужно обработать и передать в доставку.

Автоматическое создание документов для передачи товара на комиссию

Для того, чтобы оформить фактическое выбытие товара со склада, нужно создать документ "Расходная накладная" с видом операции "Передача на комиссию". Маркетплейсы дают возможность автоматического создания документа в учетной системе при изменении статуса заказа. Такой документ формируется на основании каждого заказа, который вы отгружаете на площадку. Его создание важно для полноценного функционирования комиссионной схемы торговли, поскольку в финальный отчет комиссионера попадают именно те товары, которые были переданы на комиссию.

Остатки товаров, которые вы фактически отгрузили, можно посмотреть отчетом "Товары, переданные на комиссию".

Отчет о продажах 

Каждый маркетплейс в конце отчетного периода предоставляет селлеру закрывающие документы, которые нужны для управленческого учета: расчета прибыли, выручки, расходов и рентабельности. А также для бухгалтерского и налогового учета — например, формирования регламентированных отчетов.

Поскольку маркетплейсы работают по разным схемам (как комиссионеры и как платежные агенты), то отражать отчеты о продажах приходится по-разному. У Ozon и Wildberries необходимо создавать документ "Отчет комиссионера", у Яндекс Маркет и Мегамаркета — делать продажу непосредственно на розничного покупателя.

Усложняется процесс отражения закрывающих документов еще и тем, что у каждого из маркетплейсов свои причуды: продажи в страны ЕАЭС, продажи юридическим лицам, доплаты, программы лояльности, частичная компенсация брака или потерянного товара, штрафы за нарушения правил. Поэтому нужно использовать понятную методологию, которая не противоречит правилам бухгалтерского и налогового учета.

Использование типовых методов для интеграции с маркетплейсами, а также разработанные нами автоматизированные рабочие места позволяют увеличить эффективность процессов компании в некоторых случаях до 40%. При растущей конкуренции и борьбе за эффективность, очень важно снижать операционные расходы и искать новые методы снижения себестоимости обработки заказов с маркетплейсов.

От редакции

Мы попытались найти отрицательные отзывы селлеров об интеграции программы 1С: УНФ с маркетплейсами, но не нашли. Отпишитесь в комментариях, о каких минусах вам известно.