Как эффективно перевести компанию на работу с удаленной командой

Эпидемия коронавируса в один момент изменила правила игры. Вся Россия до конца апреля ушла на карантин. Похожие меры приняли почти все европейские страны. И даже тем, кто раньше не задумывался о том, чтобы переводить команду на удаленку, теперь приходится это делать – в спешке и жестоком цейтноте.

Многие даже не знают, за что хвататься, с чего начинать. Поэтому я решил поделиться своим опытом и перечислить полезные инструменты, которые вам помогут.

Я постоянно нахожусь в Амстердаме и руковожу группой компаний с офисами в Голландии, Латвии, на Кипре и в России. Мы занимаемся автоматизацией документооборота и расчетов с удаленными командами и фрилансерами. Так что я хорошо вижу ситуацию изнутри.

По сути, перевод компании на удаленку состоит из двух частей. Первая – это управленческие решения, "формализация" и реорганизация ваших бизнес-процессов. Вторая – выбор и внедрение специальных инструментов для коммуникации и автоматизации.

Как и с чего начать перевод сотрудников на удаленную работу?

Вот чек-лист, который поможет вам не забыть о важных вещах.

До старта:

Шаг 1. Анализ и реорганизация процессов.

Начинать всегда надо с ваших ежедневных операций. В небольших компаниях это, как правило, неформализованные процедуры. Поэтому директор или руководители подразделений должны выделить время и описать хотя бы для себя процессы взаимодействия с командой.

Ответьте на следующие вопросы:

• Где, когда и как будете общаться с командой?
• Как будут ставиться задачи? Как вы их будете обсуждать и контролировать выполнение?
• Как будут проходить совещания?
• Есть ли установленные расписания для этих действий или нет?

Дальше сопоставьте эти действия и инструменты, которые компания использует для организации работы.

• Какие действия жестко привязаны к месту, а какие нет?
• Куда (в какой онлайн-сервис) можно перенести тот или иной процесс взаимодействия?
• Где и как сотрудники будут получать информацию от руководства?

Шаг 2. Выделение сотрудника или сотрудников, ответственных за коммуникации в удаленной команде.

Кто будет отвечать за:

• пароли и доступы к облачным сервисам?
• системы управления задачами и проектами, корпоративные среды и интранет?
• технику (телефон, компьютер, сеть, а возможно, еще и принтер, канцелярские товары и прочее)?

Шаг 3. Выбор необходимого ПО и покупка лицензий. Подробнее об инструментах поговорим ниже. Важно знать, что у большинства сервисов для удаленной работы есть возможность организовать себе тестирование, бесплатное либо за небольшие деньги.

Шаг 4. Донесение новых правил до сотрудников, которые переходят на "удаленку". У них неминуемо возникнут вопросы. Так что заранее выделите время в своем рабочем графике или в расписании ответственных за это руководителей на ответы и пояснения.

Шаг 5. Тестирование дистанционных коммуникаций, механизмов и процессов. Вам нужно будет отладить все, что не работает или работает с перебоями.

Шаг 6. Определение правового статуса команды. Это ваши сотрудники, продолжающие работать по найму? Или вы будете работать с подрядчиками, выбирая их для выполнения отдельных заданий? Исходя из этого, вам нужно будет подписать соответствующие документы и организовать документооборот

На старте:

Шаг 7. Выделение в группах и отделах менеджера команды, ответственного за групповые коммуникации. Он будет, по сути, модератором общей активности.

Шаг 8. Создание системы постановки задач и контроля за их исполнением. Эта задача ложится на руководителей подразделений. Вам надо будет хорошо продумать, как вы будете контролировать работу членов команды. Важно сосредоточить свое внимание на синхронизации работы как внутри команд, так и между подразделениями.

Шаг 9 Разработка системы KPIs – измерения эффективности работы удаленной команды. Это становится особенно важно, поскольку руководители больше не контролируют, сколько времени сотрудники проводят за работой.

Стоит приготовиться к тому, что часть сотрудников, хорошо работавших в офисе, не справятся с самоорганизацией дома. Но с учетом ситуации в экономике, можно предполагать, что на рынок попадет множество квалифицированных кадров. Попробуйте взглянуть на кадровый рынок шире. Если вы и так работаете дистанционно, то 10 это километров или 1000 – уже нет разницы. Посмотрите на другие регионы, поищите исполнителей не только из своего города, а даже из другой страны (если, конечно, это целесообразно).

В любом случае, вам понадобятся специальные инструменты и сервисы. Часть из них многие используют уже сейчас.

Универсальные инструменты

Начнем со специальных инструментов для организации работы с фрилансерами. Они помогают вести документооборот, превращать ваши задачи в договоры и акты выполненных работ, оформлять новых исполнителей – и, что важно – рассчитываться с членами удаленной команды. Сейчас, когда все меняется на глазах, многие хотят подобные пакеты услуг "под ключ".

Для подобных инструментов важна локализация и адаптация к местным правовым нормам, а также интеграция с популярными в регионе платежными инструментами. То есть: вы оформляете все отношения "по белому" и переводите людям зарплату через привычные им сервисы.

Такие системы называются Freelance Management Systems  или Remote Team Management Systems. Есть даже адаптированные для российского рынка сервисы Solar Staff и Flime. Существуют и международные сервисы для управления фрилансерами, работающие по американским правилам со многими странами, – Shortlist, Kalohq.

Как это работает – на примере Solar Staff

Solar Staff – сервис-генподрядчик для работы с фрилансерами. Он позволяет сделать все быстро и без проблем, даже, если, например, вы работаете в России, а ваши исполнители живут в Беларуси или Казахстане. Под "все" имеется в виду постановка задач, оформление договоров, перевод оплаты на банковскую карточку или электронный кошелек в любой стране.

Вместо десятков договоров с каждым удаленным сотрудником вы заключаете единственный договор с Solar Staff. Сервис также оформляет за один клик передачу исключительных прав на результаты работы фрилансеров.

Работу с сервисом Solar Staff можно разбить на 3 стадии:

1. Постановка задачи.

Вы заполняете специальную форму на сервисе, подробно описываете, что надо сделать, задаете стоимость и выбираете исполнителя. Исполнителей вы добавляете сами, указывая их email-адреса. Никто другой вашу команду видеть не будет.

На основе вашей задачи сервис генерирует договор и закрывающие документы на выполненные работы.

2. Удаленный сотрудник выполнил вашу задачу. Что происходит дальше?

Оплата переводится через ваш счет в системе. Для этого его надо пополнить. Вы указываете размер пополнения, после чего оплачиваете со счета своего юрлица автоматически сгенерированный инвойс.

3. Когда деньги на счету и работа выполнена, достаточно нажать кнопку "оплатить", и сумма уйдет исполнителю на карточку или электронный кошелек.

В первые 10 дней каждого месяца в личном кабинете у вас появятся закрывающие документы на платежи за прошедший месяц. В течение двух недель сервис присылает и бумажные оригиналы  с печатью и подписью. За свои услуги Solar Staff берет комиссию.

Если вам надо быстро запустить работу с удаленной командой и сократить издержки – обратите внимание на этот инструмент. Особенно если вы работаете с исполнителями из других стран – а рабочая сила, особенно квалицифированная, зачастую дешевле в соседних с Россией странах. Например, и до коронавируса многие крупные интернет-магазины выносили свои колл-центры в Украину и республики Средней Азии.

Управление коммуникациями и задачами

Для этого есть множество инструментов и сервисов.

Начнем с систем управления задачами (Asana, Jira). Они полезны, даже если вы не используете удаленные команды. Сюда же можно отнести канбан-доски (hygger, trello).

Перейдем к инструментам для удаленного взаимодействия в команде. Это, прежде всего, специализированные сервисы организации коллективной работы (basecamp, slack или его бесплатная альтернатива mattermost). Но вообще многие небольшие команды общаются через мессенджеры.

Отдельно остановимся видеоконференцсвязи. Самый распространенный инструмент –  Skype. Но он все же больше подходит для разговоров один на один. Для виртуальных совещаний с большим количеством людей удобнее zoom. Бесплатная версия позволяет проводить видеоконференции до 40 минут на количество до 100 человек. В условиях карантина на Zoom переходят многие, начиная со школ и университетов.

Если же вы считаете нужным жестко контролировать рабочее время сотрудников, обратите внимание на системы контроля времени, такие как Tempo или Clockify me.

Под конец упомяну системы коллективной работы над документами, которыми многие давно уже пользуются: Google Docs и Microsoft Office 360

Конечно, у вас могут быть свои, специфические бизнес-процессы, требующие особых инструментов, кроме тех, что я перечислил.  В любом случае опыт организации удаленной работы будет полезным. Он поможет выявить действительно сильные и слабые стороны в ваших бизнес-процессах. А те, кто быстрее и эффективнее других перейдет на "удаленку" получат огромное конкурентное преимущество.

И еще несколько советов

1. Работа дома – это не отдых, а карантин – не больничный.

Посоветуйте сотрудникам оборудовать у себя дома отдельное "рабочее пространство". В идеале, это комната-кабинет. Но и просто выделенная рабочая зона годится.

Желательно, чтобы эта зона не находилась возле холодильника или перед экраном телевизора.

Порекомендуйте сотруднику поговорить с родными и объяснить, что хоть он и дома, но на работе. Эти моменты важно проговорить с каждым человеком, особенно если он не имел опыта удаленной работы.

2. Переводя бизнес на удаленку прочтите, если найдете время, книгу: "REMOTE: Офис не обязателен" Джейсона Фрайда и Дэвида Хайнемайера Хенссона.  

Эту книгу написали люди, которые построили эффективную удаленную команду. Вы можете взять оттуда не все, а отдельные вещи. Например, ту часть методики Scrum, которая включает ежедневные онлайн-конференции с ограничениями по времени не более 15 минут на всю конференцию и не более 2 минут на один доклад.

Важно проводить такое собрание утром и придерживаться регламента: каждый минуту рассказывает, что делал вчера и минуту о том, что будет делать сегодня. Это помогает не только синхронизировать работу команды, но и оценить прогресс каждого члена команды, эффективность его работы.