Электронная транспортная накладная: преимущества, форматы, правила оформления, ответственность

Фото: elena_a / Фотобанк Лори

Как известно, грузоперевозчики могут оформлять транспортные накладные в электронном виде. В статье поговорим о том, какие у ЭТрН преимущества, xем отличается от ТН и ТТН, что должно быть в накладной и как на нее перейти. 

Что такое электронная транспортная накладная (ЭТрН). Чем отличается от ТН и ТТН?

Транспортная накладная и товарно-транспортная накладная — это документы первичного бухгалтерского учета, которые оформляются в доказательство исполнения договора грузоперевозки (или исполнения обязанности продавца доставить груз покупателю).

Товарная накладная — это это документ первичного бухгалтерского учета, с помощью которого между организациями передаются товарно-материальные ценности.

Транспортная накладная — это документ, который оформляется в доказательство исполнения договора грузоперевозки (или исполнения обязанности продавца доставить груз покупателю).

Товарно-транспортная накладная — это накладная, предназначенная для учета перемещения товаров при грузоперевозках.

Транспортная накладная с точки зрения закона — первичный учетный документ, разработанный для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.

Как работает ЭТрН

С 1 сентября 2022 работает ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. В нее попадают все перевозочные документы, оформленные через ЭДО. На сайте Минтранса опубликован список операторов ИС ЭПД, которые работают с ГИС ЭПД.

Типовая схема работы с ЭТрН выглядит так:

1. Грузоотправитель создает электронную транспортную накладную, подписывает ее ЭП и отправляет перевозчику.
2. Водитель принимает груз, подписывая накладную в приложении на смартфоне.
3. Когда груз доставили, грузополучатель подтверждает приемку в программе.
4. Водитель подтверждает выдачу груза в приложении.

В итоге у всех участников есть электронная транспортная накладная со всеми подписями.

На любом этапе участники могут приложить фотографии или другие сопроводительные документы, например фото поврежденного груза.

Что должно быть в электронной транспортной накладной

Как и в случае с другими первичными учетными документами, из документа должны усматриваться:

1. наименование документа;
2. дата составления;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление;
7. подтверждение воли участников отношений в виде подписей.

Электронная форма документа означает обязательное добавление сведений технического характера о свойствах и характере обмениваемых файлов. Как правило, это:

• сведения о файле (номер, сведения о формате и программе);
• сведения об операторе вашего документооборота. 

Все формы утверждены и находятся здесь.

Электронная транспортная накладная включает в себя следующие файлы:

• Файл обмена информации грузоотправителя. Состоит из сведений об участниках перевозки, о существенных условиях договора перевозки, о поданном под погрузку транспортном средстве и его водителе (водителях), сведений о грузе и сопроводительных документах на него, а также о фактических обстоятельствах предъявления груза к перевозке и погрузки груза в транспортное средство.
• Файл обмена информации перевозчика о приеме груза к перевозке. Состоит из сведений перевозчика в отношении принятия вверяемого груза и фактических обстоятельств погрузки груза в транспортное средство.
• Файл обмена информации грузополучателя. Состоит из дополнительных сведений грузополучателя о приеме груза от перевозчика, а также о фактических характеристиках принятого груза и обстоятельствах приемки.
• Файл обмена информации перевозчика о выдаче груза грузополучателю. Состоит из дополнительных сведений перевозчика в отношении выдачи вверенного ему грузоотправителем груза и фактических обстоятельств такой выдачи.
• Файл обмена информации о переадресовке. Состоит из сведений об изменении конечного пункта доставки груза и (или) сведений о новом грузополучателе.
• Файл обмена информации о заменах водителя (водителей) и (или) транспортного средства. Состоит из сведений о транспортном средстве и (или) водителе (водителях) при перевозке груза.
• Файл обмена информации перевозчика об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки. Состоит из сведений о стоимости перевозки груза (установленной плате), порядке расчета платы за перевозку груза.
• Файл обмена информации грузоотправителя о подтверждении факта изменения финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки. Состоит из информации перевозчика об изменении финансового состояния перевозчика и грузоотправителя в результате выполнения перевозки.

Преимущества и недостатки электронной транспортной накладной

В числе плюсов — сам документ проще составлять, передавать заказчику, все ошибки можно исправлять онлайн. Хранить виртуальные накладные удобнее — документы теперь просто находятся в электронном архиве. Также с электронными накладными значительно легче отслеживать перемещение груза — все этапы отражаются в системе ЭДО. При работе с электронными документами возможна более быстрая передача данных в налоговую и расчет НДС. Нельзя не сказать и об экономии на бумаге и доставке документов.

Сам Минтранс считает, что внедрение электронных транспортных документов полезно, поскольку:

• сократит издержки предпринимателей при  перевозках за счет снижения показателей простоя, повышения эффективности бизнес-процессов, управляемости бизнесом, снижения трудоемкости оформления перевозочных документов;
• сократит издержки по ведению документооборота;
• упростит обмен данными между предпринимателями и госорганами, например, ФНС, которая нужные ей документы получает напрямую из системы;
• даст участникам перевозок возможность взаимодействовать в электронном виде в любое удобное время в формате "единого окна".

Также, по оценкам министерства, электронный формат снизил бы затраты на оформление грузоперевозок "классическим образом" в общей сложности на 16 млрд. рублей.

Из минусов можно отметить расходы на подключение к ЭДО, а также расходы на ПО для работы с электронными накладными.

Как видим, плюсов существенно больше.

Как перейти на электронную транспортную накладную и обмениваться документами

Обмен электронными перевозочными документами возможен только при согласии обеих сторон. Чтобы обмениваться перевозочными документами в электронном формате, нужно подключиться к ГИС ЭПД — единой федеральной информационной системе. Но обо всем по порядку.

Итак, чтобы перейти на цифровой формат документа, нужно:

1. Подключиться к оператору ЭДО, который обрабатывает и передает электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД. Также нужно выбрать решение оператора для обмена документами: это может быть облачный сервис или интеграция сервиса с внутренними учетными системами компании. Реестр операторов, утвержденных Минтрансом, можно найти здесь.
2. Далее необходимо подключиться к ГИС ЭПД. Информационная система будет обеспечивать обмен электронными транспортными накладными, а также хранить данные.
3. Оформить соглашение об обмене электронными документами. Для этого понадобится два договора: первый — между транспортной компанией и водителем, второй — между грузоотправителем, транспортной компанией и грузополучателем. В договорах должен быть описан процесс обмена документами: кто и когда их подписывает, кто проверяет. Также нужно указать процесс взаимодействия с экспедитором и перевозчиком. Желательно прописать, кто из сотрудников обладает правом подписи, какие обязанности в обмене выполняют сотрудники, задействованные в процессе перевозки.
4. Получить квалифицированную электронную подпись для сотрудников, отвечающих за отгрузку и приемку грузов.
5. Удостовериться в наличие технических средств. Водителям потребуются смартфоны с установленными мобильными клиентами ЭДО. Другим работникам, фиксирующим отгрузку, также потребуются планшеты или ноутбуки с доступом к платформе оператора ЭДО.
6. Провести обучение сотрудников.

Источник иллюстрации: Sbis.ru

Порядок ЭДО при применении ЭТРН

По сути электронный документооборот по поводу ЭТРН описан в ФЗ от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (в редакции от марта 2022 года), в ст. 18.1, и состоит из трех этапов:

1. Сначала грузоотправитель формирует в системе ЭПД  заказ(заявку).
2. Перевозчик и грузополучатель добавляют в ЭТРН свои сведения.
3. Оператор ЭДО направляет ЭТРН в ГИС ЭПД. 

После того, как ЭТРН попадает в ГИС, сведения о перевозке могут отслеживаться через специальное приложение, которое позволяет выдать водителю QR-код, который сможет считать сотрудник государственной автоинспекции для проверки ЭТРН.

Проблемы и ответственность при использовании электронных транспортных накладных 

Следует помнить: само по себе оформление транспортных накладных в электронной форме обязанностью не является и может быть заменено бумажным документооборотом.  Однако общие для оформления всех электронных документов риски существуют и должны учитываться. 

Наличие согласия на электронный оборот

Другая сторона договора вовсе не обязана соглашаться на обмен электронными документами при заключении договоров. Вы не можете принудить контрагента перейти на ЭДО, поэтому при отсутствии взаимопонимания ЭТРН не может быть оформлена. 

Сложности перехода на ЭДО

Внедрение в повседневную практику электронного документооборота может представлять трудность для бизнесов в том смысле, что требует переобучения сотрудников и наработки практики бизнес-процессов с использованием ЭДО.

Остальные проблемы, о которых можно было говорить в 2021 году, в большей или меньшей степени решены на законодательном уровне — создана единая система для ЭПД, решен вопрос предъявления ЭТРН контролирующим органам, механизм получения электронных подписей для бизнесов вполне отработан. 

Как уже говорилось выше, само по себе оформление транспортных накладных в электронной форме закону не противоречит и ответственности не влечет. Однако общие для оформления всех электронных документов риски существуют и должны учитываться.