подписка
Подписаться
Александра Васильева
Практикующий юрист, Частная Практика
08/10/2021

Электронная транспортная накладная: формат, правила оформления, ответственность

Электронная транспортная накладная: формат, правила оформления, ответственность

На прошлой неделе мы рассказывали про электронную товарную накладную. Сегодня поговорим про два других документа первичного бухгалтерского учета – транспортную и товарно-транспортную накладную. 

Они отличаются от товарной накладной основанием: оба они оформляются в доказательство исполнения договора грузоперевозки. Первая подтверждает заключение договора перевозки груза и факт перемещения груза, вторая с точки зрения закона — первичный учетный документ, разработанный для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом

Хотя наличие правильно составленных накладных упрощает процессы взаимодействия с контрагентами и органами государственного контроля, доказать факт заключения договора, перевозки товара и затрат на его перевозку можно и иначе. В частности, Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 N 26 устанавливает, что отсутствие, неправильность или утрата накладной сами по себе не являются основанием для признания договора перевозки груза незаключенным или недействительным. В этом случае наличие между сторонами договорных отношений и затрат на транспортировку может подтверждаться иными доказательствами. Тем не менее, само доказывание займет время и потребует ресурсов, и не всякое доказательство будет признано судом как достоверное. 

Приход в практику электронных транспортных накладных (ЭТРН) и электронных товарно-транспортных накладных (ЭТТН) упростил процессы взаимодействия контрагентов, однако нужно помнить, что официально транспортные накладные в электронной форме государственные органы начнут принимать только с 1 января 2022, а на настоящий момент государство признает только бумажные документы. Хотя, например, де факто ФНС уже разъясняла, что электронный документ первичного учета принимать она может (и даже принимает), поскольку это не противоречит законодательству. Кроме того, в 2018 году подписано Постановление Правительства РФ от 30 января 2018 г. № 83 "О присоединении Российской Федерации к Дополнительному протоколу к Конвенции о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ), касающемуся электронной накладной", которая уравнивает бумажный и электронный документооборот. 

Формат электронной транспортной накладной будет согласован и утвержден до конца года. Об этом в августе сообщил начальник управления электронного документооборота ФНС России Федор Новиков.

Над этим форматом мы работаем достаточно давно. Он сложный и состоит из восьми титулов, которые включают разных участников и разные ситуации, возникающие в процессе грузоперевозки. Формат ЭТН трехсторонний и будет состоять из отправителя, получателя и перевозчика. Кроме того, мы практически закончили работу с реквизитным составом электронной транспортной накладной.

Федор Новиков, начальник управления электронного документооборота ФНС России

Что такое ЭТРН и ЭТТН? Чем они отличаются?

Постановление Правительства Российской Федерации от 21.12.2020 № 2200 "Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации" закрепило новую форму транспортной накладной и установило право предпринимателей использовать накладную в электронной форме. Там же дано определение ЭТРН: это транспортная накладная, сформированная в информационной системе электронных перевозочных документов в форме документа, подписываемого усиленными квалифицированными электронными подписями участников информационного взаимодействия (форма прилагается).

Таким образом, уже из определения понятны основные требования к оформлению ЭТРН: взаимодействие участников через информационную систему, наличие у них УКЭП, а также наличие соглашения о взаимодействии через конкретную информационную систему. 

Структура этого документа достаточно сложна и состоит из 17 разделов, данные по которым с 2021 года расширились. А вот бумажная форма ТТН с 1997 года практически не менялась и известна как типовая межотраслевая форма N 1-Т. По сути в ней всего два раздела: товарный и транспортный (форма прилагается). Таким образом, последнюю оформить несколько проще. Основное юридическое отличие только в том, что закон в отдельных случаях требует обязательного оформления конкретного вида транспортной накладной, например, при перевозке сельскохозяйственных товаров. В остальных случаях оформление того или иного документа определяется хозяйственным усмотрением предпринимателя.

До тех пор, когда будут утверждены формы электронных транспортных накладных (ожидается, что это произойдет до конца 2021 года), к электронной накладной предъявляются те же требования, что и к бумажной. 

Правила оформления транспортных накладных

Для того, чтобы начать пользоваться электронными накладными, необходимо оформить электронную подпись, подготовить внутренние документы (приказы, формы и т.д.) о переходе на ЭДО, заключить договор об использовании электронной документации с контрагентами.

Как и в случае с другими первичными учетными документами, из документа должны усматриваться:

  1. наименование документа;
  2. дата составления;
  3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
  4. содержание факта хозяйственной жизни;
  5. величина измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  6. наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление;
  7. подтверждение воли участников отношений в виде подписей.
  8. Электронная форма документа означает обязательное добавление сведений технического характера о свойствах и характере обмениваемых файлов. Как правило, это:
  • сведения о файле (номер, сведения о формате и программе);
  • сведения об операторе вашего документооборота. 

На настоящий момент Минтранс разрабатывает единую систему для электронного документооборота при доставке грузов, вероятнее всего, до конца 2021 года также будет разъяснено, какие требования будут предъявляться к ЭДО и где будут храниться накладные. После внедрения информационной системы в нее будут автоматически попадать данные из электронных транспортных документов.

Актуальный шаблон транспортной накладной можно скачать здесь.

Проблемы и ответственность при использовании электронных транспортных накладных 

Как уже говорилось выше, само по себе оформление транспортных накладных в электронной форме закону не противоречит и ответственности не влечет. Однако общие для оформления всех электронных документов риски существуют и должны учитываться.

ГИБДД может потребовать бумажную форму

При перевозке грузов представители органов госвласти имеют право потребовать от водителя документы на перевозимый груз. На настоящий момент единственным легальным способом предъявить документы инспектору ГИБДД является бумажная форма. К сожалению, единой базы данных, где инспектор мог бы получить информацию, пока что нет. Вероятно, для таких случаев распечатать один экземпляр документов необходимо. То же самое касается и иных госорганов. По их запросу нужно будет распечатать экземпляр документа со сведениями о том, что он подписан электронно.

Доказывание в суде

Как ни странно, но в судах практически не возникает проблем с доказыванием хозяйственных фактов путем предъявления электронных документов. Получение электронных доказательств давно регламентировано в судебной системе, а их выгрузка возможна через  системы "Мой Арбитр" и ГАС "Правосудие". Таким образом, сама по себе электронная форма документа судью не смутит. Другое дело — отступление от закрепленных форм и ошибки при оформлении. Здесь в каждом конкретном случае будет учитываться, можно ли обнаружить в документе необходимые для установления фактов данные.

Наличие согласия другой стороны на электронный оборот

Другая сторона договора вовсе не обязана соглашаться на обмен электронными документами при заключении договоров. Отсутствие согласия другой стороны повлечет за собой недействительность всей документации, даже если электронный обмен тем или иным образом состоялся. 

Недействительность электронных подписей

Этот неприятный факт может стать неожиданностью, поскольку в 2021 году значительно изменился порядок лицензирования удостоверяющих центров ЭЦП, для многих из них изменились сроки действия подписей. Поэтому будет хорошо, если стороны отношений удостоверятся, что их подписи все еще действительны и проверят, не пора ли их переоформлять. Недействительность ЭЦП повлечет за собой недействительность удостоверяемого документа. 

Прокомментировать
Читайте также
08/10/2021
СК РФ проверяет Delivery Club по поводу неуплаты НДС. Но сам сервис говорит, что претензии не к нему, а к одному из подрядчиков
За два квартала 2020 года было недоплачено НДС на сумму 84,5 млн рублей. Делом занимается московское следственное управление при СК РФ. Кого именно оно обвиняет в уклонении от налогов пока понять сложно... Подробнее
08/10/2021
Министр Мантуров рассказал про огромную выручку российский ecommerce и планы по регулированию отрасли
Не пугайтесь: госрегулирование (если вообще будет) обещано минимальное и в пользу мелких игроков, чтобы не допустить монополизации. Ну и прогнозы в части объема продаж отечественной электронной коммерции порадовали... Подробнее
Сергей Степанов
Руководитель интернет проектов, Легалайз минимаркет
14/09/2021
У iHerb в России теперь могут заблокировать и сайт - обсуждение 2
Как интересно перекликается новость с другой соседней про продажи бадов на рос.сберплейсах, не правда ли?
Форум Ведение бизнеса Юридические вопросы

Популярные рубрики