Электронная товарная накладная: особенности, проблемы при оформлении, ответственность за нарушения

Фото: Юлия Николаевна / Фотобанк Лори

Приход в практику электронного документооборота коснулся и порядка оформления товарных накладных и накладных при грузоперевозках, что существенно облегчает торговые взаимодействия. Что нужно знать об электронной накладной и как не ошибиться в оформлении, рассказывает юрист.

Что такое электронная товарная накладная (ЭТН). И чем отличается от ТрН и ТТН?

Товарная накладная — это это документ первичного бухгалтерского учета, с помощью которого между организациями передаются товарно-материальные ценности.

Транспортная накладная — это документ, который оформляется в доказательство исполнения договора грузоперевозки (или исполнения обязанности продавца доставить груз покупателю).

Товарно-транспортная накладная — это накладная, предназначенная для учета перемещения товаров при грузоперевозках.

Первая подтверждает заключение договора перевозки груза и факт перемещения груза, вторая с точки зрения закона — первичный учетный документ, разработанный для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом. То есть первая подтверждает только сведения о перевозке, то вторая содержит сведения о грузе.

В печатном виде товарная накладная утверждена как форма в далеком 1998 году Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132 и не является обязательной к строгому применению. Она больше известна как форма ТОРГ-12 и, в принципе, повторяется в электронной форме. Налоговая несколько раз разъяснила порядок формирования такой документации. Нужно учитывать, что в соответствии со ст. 9 ФЗ "О бухгалтерском учете" оформление первичных учетных документов для всех предприятий обязательно, момент оформления прямо зависит от хозяйственной операции. Предполагается, что документы нужно оформлять либо в момент совершения операции, либо сразу после нее.

В соответствии с Приказом ФНС этот документ может быть оформлен в электронной форме и тогда под ним понимается документ "первичного учета в электронной форме, оформляющего приемку-передачу товаров при исполнении договоров в рамках отношений, регулируемых главой 30 "Купля-продажа" Гражданского кодекса Российской Федерации". В таком случае такой документ сам по себе официально будет называться "документом о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме".

Нюансом электронной формы товарной накладной является то, что она состоит из двух файловых частей:

• файл обмена информации продавца, состоящий из сведений передающей стороны о предмете сделки. Он должен быть заверен электронной подписью того, кто отвечает в организации за оформление таких документов;
• файл обмена информации покупателя, состоящий из идентификационных сведений о файла продавца и сведений принимающей стороны в отношении оформляемой сделки, также подписанный электронно.

Приказами ФНС России от 16.02.2023 N ЕД-7-26/115@ и от 24.03.2022 N ЕД-7-26/236@ утверждены XML и PDF/A-3 форматы ее представления. Электронная товарная накладная является единственной формой оформления маркированного и прослеживаемого товара. Для немаркированного товара пока такого требования нет.

На настоящий момент при перевозках товаров используются два вида перевозочных документов — транспортная накладная и товарно-транспортная накладная, однако оба они не являются обязательными и могут быть заменены бумажными.

Форма электронной транспортной  накладной (ЭТрН)  утверждена Приказом  ФНС России от 09.12.2021 N ЕД-7-26/1065@ "Об утверждении форматов электронной транспортной накладной, электронной сопроводительной ведомости и электронного заказ-наряда".  Она относится к электронным перевозочным документам, которые перечислены в законе: это электронная транспортная накладная, электронный заказ-наряд, электронная сопроводительная ведомость, электронный договор фрахтования, электронный путевой лист, электронный заказ и электронная заявка. 

Формы электронной ТТН по факту нет — это бланк 1-Т, которые распечатывают и передают всем участникам перевозки. Для обмена в электронной форме используется универсальный передаточный документ (УПД).

Преимущества и недостатки перехода на электронные накладные

Электронная (и товарная, и транспортная) накладная выполняет те же функции, что и бумажная, но цифровой документ проще составлять, исправлять и передавать заказчику. Ошибки можно исправить онлайн с любого устройства без необходимости перепечатывать документ.

Также цифровые накладные сокращают расходы на доставку документов, бумагу и картридж для принтера, а также экономит место для хранения бумаг.

Еще один важный плюс — при работе с электронным документом каждый этап перевозки можно отслеживать онлайн. Если заказчик изменит адрес доставки или возникнут проблемы при приемке груза, это сразу отразится в ЭДО.

Минусы понятны — для многих предпринимателей освоение и внедрение ЭДО может быть затруднительно и связано с дополнительными расходами. 

Как осуществляется обмен ЭТН и ЭТрН?

Обмен ЭТН осуществляется через оператора ЭДО, аккредитованного ФНС России. Их перечень размещен на ее официальной странице.

При этом у разных хозяйствующих субъектов могут быть разные операторы ЭДО, и тогда их взаимодействие будет называться роумингом. Не между всеми операторами роуминг настроен, поэтому при выборе лучше руководствоваться тем, услугами каких из них уже пользуются ваши контрагенты.

Настройка роуминга между операторами первоначально занимает до 20 дней. Кроме того, если ЭТН нужно будет оформлять на маркированный товар, из перечня операторов нужно выбрать тех, которые работают с маркировкой (это указано на сайте ФНС). 

В момент, когда ЭДО в сфере перевозок товаров только вводилось, предполагалось, что участники грузоперевозок будут обмениваться информацией о перевозке товаров в двустороннем порядке, как в случае с ЭТН, однако Постановление Правительства №931 предполагает, что такой обмен должен быть трехсторонним: между грузоотправителем, грузополучателем и перевозчиком. Четвертым участником является Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Обмен электронными документами между участниками грузоперевозок возможен только через аккредитованных Минтрансом операторов ЭДО (операторов ИС ЭПД). Реестр таких операторов располагается на сайте Минтранса РФ.

Схема порядка обмена электронными документами с сайта Минтранса

Что должно быть в электронной накладной

Поскольку ЭТрН не содержит в себе сведений о товаре, то при необходимости его учета одновременно оформляется электронная транспортная накладная, которая, как уже говорилось, состоит из двух файлов. Рассмотрим подробно, что они в себя включают.

Согласно закону, товарная накладная вне зависимости от формы должна содержать:

1. наименование документа;
2. дату составления;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. коды для прослеживаемых товаров (РНПТ);
6. величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
7. наименование должности лица, совершившего операцию и ответственного за ее оформление;
8. подписи сторон.

В первичные документы можно вносить исправления, если указать дату и правильно заверить исправление обеими сторонами.

С учетом того, что мы говорим об электронной накладной, необходимы дополнительные сведения:

• сведения о файле (номер, сведения о формате и программе);
• сведения об операторе вашего ЭДО (наименование, ИНН и идентификатор).

Это технические данные, которые при оформлении документов через любого оператора ЭДО предоставляются автоматически. 

Кроме того, сама по себе ЭТН содержит в себе несколько больше унифицированной информации, чем ее бумажная версия. 

Проблемы при оформлении ЭТН

Существуют характерные проблемы, связанные с оформлением ЭТН и ведущих к разного рода разбирательствам.

Неверное или неполное указание основания подписания ЭТН

Согласно закону, основание (например, договор поставки с его идентификационными признаками) не является обязательным для указания в первичных учетных документах, Однако при возникновении спора следует понимать, что неуказание на конкретный договор, по которому осуществляется передача товара, повлечет за собой непризнание этого факта исполнением этого конкретного документа. Например, суд сочтет поставку товара фактом исполнения разового договора и не будет учитывать условия договора поставки, по которому, например, указана определенная периодичность поставок.

Получатель не подписал накладную

Такое тоже случается, причем не так уж редко. Например, не работала техника, в момент передачи товара не было компьютера и т.д. Иногда покупатель делает это сознательно, что можно рассматривать как факт уклонения от надлежащего исполнения договора — ведь по ст. 458 ГК РФ договор считается исполненным в момент передачи товара, а факт передачи как раз и подтверждается подписью в накладной. Без его подписи понадобится доказывать факт передачи каким-то другим способом, что весьма затруднительно.  Для подстраховки в такой ситуации стоит иметь накладные в бумажной форме, просить подписать их на месте до момента, когда станет возможным подписать электронную накладную. 

Накладная подписана ненадлежащим лицом

Такая ситуация может возникнуть, если подписать накладную поручили работнику, который обычно этим в предприятии не занимается, либо в случаях ошибочного заполнения документа. По умолчанию полномочия по приемке товара оформляются на предприятии приказом или доверенностью, поэтому по умолчанию в электронном документе будет значиться "должностные обязанности". В соответствии с законодательством (ст. 182 ГК РФ) полномочие лица, подписывающего накладную, может также явствовать из обстановки, в которой он действует (продавец в розничной торговле, кассир и т.д.). Для суда в спорной ситуации достаточным будет факт доступа конкретного работника к системе ЭДО предприятия. 

В накладной отсутствуют отдельные сведения, предусмотренные ее формой

В большинстве случаев суды будут исходить из позиции, что само по себе отсутствие в товарных накладных отдельных реквизитов не может являться основанием для отказа в иске о взыскании задолженности, поскольку обязанность покупателя по оплате появляется с фактом получения им товара, а не с полным соответствием составленной и подписанной сторонами товарной накладной установленной ФНС форме. Однако отсутствие некоторых важных данных может повлиять на исход спора в части размеров оплаты и т.д. 

При этом если речь идет об отсутствии каких существенных технических элементов документа или ошибках в их заполнении, то, скорее всего, система просто не даст его отправить.

Ответственность за нарушения при работе с ЭТН

Как таковой ответственности административного или уголовного характера за неверное заполнение накладных не предусмотрено. Однако надо понимать, что накладная — это документ, оформляемый для целей налогообложения в качестве подтверждения реальности произведенной хозяйственной операции. Из этого следует, что налоговая может отказаться учитывать неверно заполненную накладную и скорректировать в соответствии с этим налоговую базу. Кроме того, неверно заполненный документ может быть признан юридически недействительным и судом в судебном разбирательстве, что повлечет за собой утрату права на оплату товара. 

Подробные разъяснения по заполнению и сами файлы электронных накладных размещены на официальном сайте ФНС РФ.

Сама по себе обязанность заполнять накладные именно в электронной форме в законодательстве не установлена, однако в соответствии с Концепцией ЭДО в хозяйственной деятельности планируется до конца 2024 года перевести до 70% всех накладных в электронный формат.