Email-маркетинг: настраиваем синхронизацию базы данных с рассылочным сервисом

После того, как вы нарастили темпы роста подписной базы различными способами, нужно перенести email-адреса и прочую информацию о подписчиках в рассылочный сервис для дальнейшей работы.

Сделать это можно вручную, просто скопировав данные из своей базы (таблички Excel, CMS или CRM-системы), или автоматически — настроив синхронизацию базы данных с рассылочным сервисом.

• Перенос контактов вручную кажется проще: не нужно заморачиваться с дополнительными настройками, пополнение базы в сервисе всегда наглядно и под вашим полным контролем. Однако такой способ не лишён недостатков. Email-адреса поступают в сервис с задержкой, об очередном пополнении базы можно забыть или провести его с ошибками.

• В долгосрочной перспективе (особенно, если база растёт интенсивно) удобнее автоматизировать отправку данных в рассылочный сервис. Это не только избавит вас от лишней работы, но и позволит обновлять данные в сервисе в реальном времени. Общение с подписчиком в таком случае можно начать моментально: включить в список товарной рассылки, отправить приветственное письмо, а также запланировать другие автоматические письма по событию.

Базы данных синхронизируются при помощи API рассылочного сервиса (Application Programming Interface — интерфейс прикладного программирования), т.е. набора инструментов, который предоставляет сервис для подключения внешних программ.

Как правило, возможности API во многом соответствуют возможностям пользовательского интерфейса сервиса: с их помощью можно добавить подписчика, обновить информацию о нём или отправить рассылку. Документация, описывающая работу с API, обычно располагается в публичном доступе, либо высылается по запросу технической поддержкой:

Синхронизирует базы программист на основе вашего технического задания (ТЗ).

Чтобы в процессе реализации не возникло разночтений, задание стоит прописывать максимально подробно: при каких событиях и в каком порядке данные будут поступать в рассылочный сервис.

Соответственно, основные разделы, которые стоит включать в ТЗ — это Данные и События.

• Данные

В этом разделе перечислите все данные, которые вы хотите передавать из своей базы в рассылочный сервис. В общем случае это:

• email подписчика,
• источник подписки (регистрация, заказ, поп-ап и т.д.),
• имя,
• дата последнего заказа,
•  количество заказов,
• сумма заказов,
• средний чек.

С такими данными на руках у вас появится возможность не только организовать  массовую рассылку товарных предложений, но и сегментировать базу по определённым критериям. Например, выделить своих VIP-клиентов или, наоборот, неактивных покупателей, которым требуется дополнительное поощрение.

• События

Ключевой раздел ТЗ на синхронизацию — это события, при которых данные должны поступать в рассылочный сервис.

В первую очередь интересны:

• подписка (любым доступным способом),
• заказ товара,
•  обновление профиля.

Главный признак, по которому событие нужно включать в ТЗ, — оно является отправной точкой для запуска автоматического письма. Например, фиксировать момент подписки на рассылку необходимо, чтобы запустить welcome-серию. Заказ товара позволяет поблагодарить за покупку, запросить отзыв, а также понять, что подписчик долго не делает следующий заказ, и отправить ему купон со скидкой.

Для каждого события прописывается порядок обмена данными. Например:

1. Подписка через поп-ап форму— в рассылочный сервис отправляются данные:

• Email — в столбец Email
• Имя — в столбец Имя
• «Поп-ап» — в столбец Источник

2. Подписка при регистрации— в рассылочный сервис отправляются данные:

• Email — в столбец Email
• Имя — в столбец Имя
• Город — в столбец Город
• «Регистрация» — в столбец Источник

3. Заказ*— в рассылочный сервис отправляются данные:

• Дата заказа — в столбец Дата последнего заказа
•  «+1» — в столбец Количество заказов
•  «+сумма заказа» — в столбец Сумма заказов
• «Сумма заказов/Количество заказов» — в столбец Средний чек

*Учитываем заказ только в том случае, если его статус меняется в CMS на «выполнен».

И т.д.

Во время написания ТЗ стоит консультироваться с программистом — что можно реализовать в вашем случае (в вашей CMS, в выбранном рассылочном сервисе), а где придётся идти обходным путём.

Внедрение по ТЗ нужно сопровождать: в процессе работы могут возникать вопросы, требующие оперативного решения — либо внесения корректировок, либо простого разъяснения, для чего будет использоваться тот или иной пункт задания.

После того, как базы данных синхронизированы, наступает пора тестирования.

Для удобства набросайте чек-лист — план тестирования, чтобы ничего не упустить (например, что будет, если сначала подписаться через поп-ап окно, а затем зарегистрироваться? или какие данные поступят в сервис, если сделать 2 заказа подряд?). Пройдитесь по плану от начала и до конца.

Скорее всего, с первого раза синхронизация не будет работать на 100% корректно.

Тогда нужно составить перечень выявленных ошибок, отправить его на доработку программисту, а после внесения исправлений провести тестирование заново.

Цикл проверка-исправление-проверка повторяется столько раз, сколько необходимо, чтобы система заработала без сбоев, и данные поступали/обновлялись в рассылочном сервисе именно в том порядке, который вы предусмотрели в ТЗ.

Когда передача данных налажена, вы получаете в свои руки мощный инструмент для ведения массовых, сегментированных и автоматических рассылок.

Ещё больше подробностей и пример технического задания на синхронизацию вы найдёте в моей книге «E-mail маркетинг для интернет-магазина: инструкция по внедрению». 

Об авторе

 Алексей Ефимов – email маркетолог, автор тематического блога Практичный email маркетинг.