Кассовые операции интернет-магазинов по новым правилам

Новый порядок работы с наличными средствами (Положение 373-П) был принят еще в октябре прошлого года, но изменения вступят в силу только в нынешнем году. Изменения существенны для торговых организаций, к которым относятся и интернет-магазины.

Центробанк (ЦБ) РФ предлагает компаниям самим рассчитывать лимит остатка наличных средств. Все средства сверх лимита нужно будет сдать в течение 7-14 дней со дня издания распорядительного документа. Даже если компания только начала деятельность, это не освобождает ее от обязанности считать лимит, просто вместо фактической выручки берется ожидаемая. В случае чего, лимит можно будет пересмотреть, никакого ограничения на это нет. Главное – иметь документ и вовремя сдавать денежные средства в банк.

Лимит остатка средств рассчитывается по формуле:

L=V/P*Nc, где L – лимит остатка наличных денег в рублях, V – объем поступлений наличных денег (если магазин только открылся, то реальный ожидаемый объем), Р – произвольный расчетный период. но не более 92 рабочих дней фирмы. Nc – период времени между днями сдачи в банк выручки, но не более двух недель. Согласно письму ЦБ от 15 февраля 2012 года № 36-3/25, менять кассовый лимит можно сколь угодно часто, в зависимости от изменения объема выручки. Конечно, это должен быть разумный период – месяц или квартал. В дни выплаты заработной платы деньги, предназначенные для расходов на оплату труда, в лимите кассы не учитываются. За нарушение правил ведения кассовых операций наступает административная ответственность по статье 15.1 КОАП РФ. Директора и кассира могут оштрафовать на сумму до 5 тыс. рублей, сам магазин – до 50 тыс. рублей. Срок исковой давности – два месяца, после этого привлечь кого-либо к ответственности проверяющие уже не могут.

Правила распространяются и на индивидуальных предпринимателей. Их обязали иметь расчетный счет, а деньги выдавать себе под отчет. Обычный расчетный счет для физлиц здесь не годится – нужно завести счет именно для осуществления предпринимательской деятельности. Номер такого счета начинается на 40802. Если ИП проводит хотя бы одну кассовую операцию за время со дня ввода Положения в действии, он обязан ее оформить в соответствии с новыми правилами. То есть, рассчитать лимит остатка кассы, издать распорядительный документ о максимально допустимом лимите, назначить кассира и место для проведения кассовых операций. И, главное, оформлять приходные и расходные ордера. Разумнее всего оформлять один кассовый ордер в конце рабочего дня на основании Z-отчета (специального чека контрольно-кассовой машины). Сохраняйте такие отчеты, как и другие кассовые документы, в течение пяти лет. За нарушение сроков хранения и порядка ведения документов директору магазина грозит штраф до 3 тыс. рублей.

Расходы ИП нужно подтверждать документально. Дело в том, что Указание Банка России № 1843-У строго регламентирует цели, на которые предприятие, а теперь еще и индивидуальный предприниматель, может расходовать выручку от реализации. Вот здесь нужно соблюдать осторожность. Полумифическое понятие "кассы" ИП имеет вполне материальные очертания. Денежные средства, полученные от покупателей, – это, конечно, касса. Сданная материально ответственному лицу – тем более. Положенные в карман – нет, чем и пользуются до поры до времени некоторые ИП, заявляя, что никаких ограничений для них, как физических лиц, нет. Но если у вас есть наемные работники, специально оборудованное место под кассу, то ничего не остается, как соблюдать правила. А конкретно – забирать часть выручки только по расходному кассовому ордеру, указав цель "на личные нужды". В основаниях расходных ордеров всегда, впрочем, лучше указывать конкретные цели, из перечисленных в Указании. Подробно Порядок оформления приходных и расходных кассовых ордеров описан в Главе 3 и Главе 4 положения 373-П.

Проверка ведения кассовых операций неминуема. С 19 февраля 2012 года налоговые инспекторы осуществляют проверки ведения кассовых операций (ранее эта обязанность была возложена на банки). Они имеют право требовать все документы, связанные с кассой и оприходованием наличных денег. Если бухгалтер магазина не может предоставить кассовую книгу в ходе проверки сразу, то инспекторы вернутся к себе на рабочие места и письменно затребуют документы. То есть избежать прохождения проверки не получится. А вот штраф за не оборудованную кассовую комнату отменили. Теперь о сохранности кассового аппарата и выручки заботится сам магазин. Проверка не может длиться свыше месяца с момента предъявления поручения на ее проведение. Кроме кассовой книги, инспекторы попросят журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, справку-отчет кассира-операциониста, книгу учета доходов и расходов, распорядительный документ об установленном лимите остатка наличных денег. А также авансовые отчеты, ведь выдать деньги из кассы можно только под авансовый отчет, в том числе и самому владельцу магазину. И тот факт, что владельцу отчитываться не перед кем, роли не играет. Авансовый отчет лучше составить, чтобы избежать споров с налоговиками. Также проверяющие пересчитывают деньги, находящиеся в денежном ящике контрольно-кассовой техники, с учетом средств, выдаваемых кассиру перед началом рабочей смены в качестве разменной монеты. Если магазин применяет ЕНВД и при этом ведет операции с наличными средствами (например, интернет-магазин по доставке еды пробивает чеки покупателям), то их кассовые документы будут проверять точно также.