Человеку свойственно ошибаться. Однако, когда просчеты попадают на глаза людям, формирующих общественное мнение, ошибки становятся больше, чем просто ошибками. Подобные действия, являющиеся следствием невнимательности сотрудника, способны нанести серьезный материальный урон компании. Ниже приводится ряд распространенных "ляпов", которые совершают даже известные фирмы при составлении и отсылке пресс-релизов.
Формат пресс-релиза. Одни редакторы говорят, что читать текст непосредственно из почтового клиента им неудобно. Другие боятся открывать word-файлы, опасаясь вирусов. Можно угодить и тем, и другим, просто продублировав содержание пресс-релиза и в теле письма, и в приложенном doc-файле.
При написании пресс-релиза в Word, особенно обратите внимание на внешний вид документа. Используйте только стандартные шрифты, достаточно крупные – от 10 до 14. Лучше всего – 12. Попробуйте распечатать свое творение, чтобы посмотреть, на сколько листов оно умещается и не вылезает ли последняя строчка на отдельный лист.
Коль скоро вы рассылаете ворд-файлы, озаботьтесь тем, чтобы лишний раз проверить свой компьютер на вирусы. Вряд ли имиджу вашей компании пойдет на пользу заражение компьютеров РБК или РИА-Новости.
Стыдно об этом говорить, но во многих, очень многих, пресс-релизах встречаются банальные орфографические ошибки. Не поленитесь, проверьте текст лишний раз.
Обратите внимание на название файла. Редко, но случалось получать честь по чести написанные пресс-релизы с названиями вроде "Fuck this job.doc".
Перед тем, как разослать пресс-релиз, обратите внимание на размер получившегося письма. 100-150 Кб – это максимум, что можно себе позволить. Дело даже не в качестве связи – у большинства ваших адресатов быстрые выделенные линии. Дело в том, что пресс-релиз, занимающий 2 мегабайта и содержащий 20 строк, производит крайне негативное впечатление.
Подобные грешки водятся даже за известными компаниями. Так, зимой мы получили пресс-релиз от одного известного PR-агентства. Мало того, что информация не имела никакого отношения к электронному бизнесу, письмо с вложениями занимало 1,8 Мб. Через 5 минут мы получили еще одну копию этого же e-mail – видимо, чей-то почтовый фильтр не пропустил сообщение, и девушка решила попробовать еще разок. Не прошло и трех дней, как по электронной почте пришли извинения – только текст, никаких вложений.
Нелишне будет упомянуть об адресности пресс-релизов. Постарайтесь не рассылать всё подряд всем подряд – это производит негативное впечатление. Если вы на протяжении некоторого времени отсылали пресс-релизы, не имеющие отношения к основной тематике издания, следующую вашу новость, уже соответствующую тематике, могут отправить в корзину не глядя.
Постарайтесь избежать рассылки нескольких копий новостей одному и тому же человеку – тщательно контролируйте список адресатов.
Помните об ограничениях на объем и структуру пресс-релиза (подробнее об этом можно прочесть в предыдущей части статьи).
Не путайте новость и пресс-релиз – это разные, хотя и похожие жанры.
Обратите особое внимание на заголовок. Он должен быть кратким, броским и точно отражать содержание пресс-релиза. Последний фактор так же важен, как и первый. Это можно проиллюстрировать примером.
Приходит пресс-релиз с заголовком "Дрели и отвертки в Internet." И дополнение: "Ниже приведена интересная информация о развитии Рунета." Информации такой ниже не оказалось, и только потому что автор не смогла показать, какое отношение выставка "Мир инструмента" имеет к развитию Рунета, письмо было через 1,5 минуты отправлено в корзину. Впрочем событие действительно имело очень отдаленное отношения к развитию Рунета, поэтому лучше было бы выбрать менее кричащий, но соответствующий действительности заголовок.
Обращайте внимание на содержание пресс-релиза. Контролируйте, какую информацию можно предоставить прессе, а какая является конфиденциальной и может быть использована конкурентами вам во вред. На всякий случай, будьте готовы и к общению с журналистами.
Не увлекайтесь самовосхвалением. Говорите себе только те комплименты, которые нельзя опровергнуть (например, "единственный продуктовый интернет-магазин в Саратове") и только там, где это действительно необходимо.
Ни в коем случае не лгите. Ни случайно, ни намеренно. Перед тем, как отправить пресс-релиз, перечитайте его еще раз. Очень внимательно. Спросите себя: "А все ли, что здесь написано соответствует действительности?" Поймать человека на вранье, особенно в Интернете, очень просто. В лучшем случае, ваш материал не опубликуют. В худшем, ваш пресс-релиз начнет работать против вас.
