Оценка рисков и расстановка приоритетов при построении архитектуры решений на примере кейса с внедрением CRM-системы для тендерных процедур

У крупных интернет-компаний с ежесуточным объемом операций в несколько десятков миллионов бывают нетипичные задачи. Например, у нашего заказчика есть два тендерных отдела, которые используют разрозненные инструменты. Чтобы упростить работу, клиент нашел у одного из франчайзи конфигурацию 1С, которая автоматизирует процесс поиска, формирование объектов закупки, расчет участия и другие этапы. Однако объединить доработку с программой "1С:Управление торговлей" у разработчика конфигурации не получилось. Тогда компания обратилась с задачей к нам. 

В этот раз мы попросили заказчика описать внутренние процессы и решение, а также результат. Передаю слово Леониду Дегтяреву, директору по информационным технологиям в одной из ведущих компаний на рынке компьютерных и серверных комплектующих.

Компания с филиальной структурой распределена по нескольким регионам, в каждом филиале выделены тендерные подразделения. Основная товароучетная система на все филиалы на платформе 1С, каждое тендерное подразделение имело свои инструменты поиска и подбора тендерных процедур. Воронка продаж по процедурам велась в разнородных таблицах. Необходимо было консолидировать работу всех подразделений и выстроить общую воронку тендерных процедур, исключить параллельное участие в одной процедуре нескольких подразделений. Для этого было принято решение подобрать продукт для тендерных подразделений также на платформе 1С. Мы имели дело с достаточно нагруженной системой (ежесуточный объем операций в несколько десятков миллионов), любое внедрение нового функционала имеет ряд положительных и отрицательных последствий.

В "Белый код" мы пришли с задачей объединить существующую товароучетную систему с приобретенным решением. Требовалось провести технический анализ на предмет возможных вариантов реализации задачи. Проработать два варианта:

1. Объединение конфигураций.
2. Отдельная конфигурация для тендерных подразделений с реализацией обмена данными.

Решение

Основная цель любой коммерческой организации — получение прибыли, для достижения этой цели необходимы инструменты, позволяющие построить управляемый бизнес процесс, увеличить эффективность работы, проводить достаточно точный анализ, исключая лишние издержки. В каждом из вариантов были свои плюсы и минусы. 

Вариант 1

Плюсы

• Для конечного пользователя казалась удобной бесшовная реализация, т. е. работа в режиме одного окна, без необходимости переключения в разные продукты.
• Возможность построить более глубокую аналитику, с детализацией до стоимости каждого лида (Процедуры закупки), конверсией в продажу и подсчетом итоговой валовой прибыли.

Недостатки

• Взаимозависимость внедренного решения и основной товароучетной конфигурации. Выведение на новый релиз любой из них, окончание или отказ от отраслевой лицензии на УТО, может повлечь за собой работу с существенными трудозатратами, объемными сценариями тестированиями. Система становится негибкой.
• Стоимость эксплуатации.

Вариант 2

Плюсы

• Возможность независимой друг от друга работы. 
• Простота внедрения, возможность работать в типовом продукте и модульное внедрение по дискретным задачам. 
• Стоимость эксплуатации.

Минусы

• Необходимость организовывать и поддерживать транспорт данных.
• Работа в двух окнах для пользователей.
• В случае с развертыванием отдельного виртуального сервера, требуется отдельный парк серверных и клиентских лицензий.

Выбор ИТ-директора

Приоритетом для директора по информационным технологиям является построение стабильно работающей системы, где риски простоя диверсифицированы. Отказ одного или нескольких вспомогательных блоков, стимулирующих продажи, не должны блокировать возможность совершать операции по приемке и отгрузке товара. Простым языком – ошибки при разработке, внедрении, эксплуатации не должны нести угрозу работе всей системы. Любой простой основного бизнес-процесса – это потенциально упущенная прибыль, а также имиджевые потери.

Что сделали в итоге

Ребята из "Белого кода" предложили реализовать вариант 2, в котором будут нивелированы интеграционные недостатки, т. е. настроить интеграцию между отдельными конфигурациями, используя разработанный фирмой 1С формат обмена данными Enterprise Data. Формат основан на XML и является бизнес-ориентированным. Это позволило в фоновом варианте подтягивать измененные данные в обе стороны.

У компании высоконагруженная система. Из разных источников непрерывно приходят заказы. Они попадают в систему и меняют свои статусы. Статусы меняют и сами заказы, так и товарные позиции внутри них. Организация работает в режиме 24/7, с возможностью выделения технологических окон в дневное время не более 15 минут, в ночное не более 1 часа. В товароучетной системе около миллиона партнеров и контрагентов, примерно столько же SKU в справочниках.

Сложности возникли на этапе переноса данных. Большой объем позиций не позволяет сделать работу стандартными средствами. Из-за высокой нагруженности этот процесс растягивается и превращается в невыполнимый на перенос нужного массива данных. Расчетно требуется от 1,5 до 6 месяцев, так как в системе постоянно обрабатываются заказы, а регламентные задания вносят сотни тысяч изменений. Темпы внесения изменений опережают темпы переноса данных. А у нас это должна быть не единоразовая операция по выгрузке данных, а регулярный фоновый процесс.

Решить эту задачу нам предложили средствами СУБД. Это существенно приблизило нас к цели. 

Результаты

1. Внедрена типовая конфигурация УТО, с возможностью оперативной установки релизов от разработчика, гибкой настройкой бизнес-процессов, внедрение выполнено на отдельном виртуальном сервере со своим комплектом лицензий. Вопросы производительности новой базы данных также обособлены.
2. Внедрен нетиповой обмен данными через ED, в рамках которого УТО общается с УТ 11.5 в фоновом режиме в разрезе:

• Контрагенты
• Номенклатура
• Цены номенклатуры
• Остатки товаров
• Пользователи

Решение, выработанное совместно с командой "Белого кода", позволяет:

• автоматизировано находить закупочные процедуры;
• равномерно распределять нагрузку между сотрудниками;
• оперативно оценивать дедлайны по процессуальным срокам закупок;
• ED в связке с использованием средств СУБД позволило фоном подтягивать большие массивы динамически изменяющихся данных;
• в конечном итоге быстрее работать с тендерами,
• сформировать сквозную аналитику по воронке продаж тендерных подразделений;
• обособленная работа на отдельном вирт сервере со своими лицензиями, диверсифицирована нагрузка на вычислительные мощности, парк лицензий, нет привязки между продуктами по организации технологических окон.

Эта конфигурация помогла нашим пользователям по триггерам найти закупки и в конечном счете в сформированный объект "Закупка" подгрузить необходимые позиции номенклатуры.

Недостатки:

• Работа пользователей в двух окнах. 
• В нашем справочнике SKU более 120 000 позиций. Этот справочник живой и динамичный, 90% позиций подлежат ежедневным изменениям. Мы уперлись в необходимость оптимизировать код приобретенной конфигурации в части работы со справочником номенклатуры, поиском, подбором нужных позиций, как следствие, дополнение этих позиций в закупочные процедуры и последующий расчет итоговой цены контракта.

Сейчас конфигурация запущена в боевом режиме. Пользователи и руководители производят поиск процедур через внешние и встроенные в УТО инструменты, ведут сделки по стадиям, распределяют зоны ответственности за каждую процедуру между функционально разными сотрудниками, видят единую сквозную аналитику по количеству процедур, их стадиям и объему заключенных контрактов.

Планируем:

• Работы по оптимизации инструментов подбора номенклатуры.
• Автоматизацию бизнес-процессов внутри конфигурации "Управление тендерным отделом", привязка к триггерам и автоматизированное ведение по статусам и ответственным закупочных процедур.
• Стыковку аналитики закупок из УТО и факта отгрузок из УТ 11.5 в единой системе класса BI.