Устали сводить отчетность на Wildberries руками и сделали таблицу, которая всё автоматизировала

Выручка у 90% продавцов на Wildberries меньше 1 млн рублей в месяц — так оценил сервис SalesFinder. Чтобы продавать больше, надо уметь считать экономику, следить за штрафами и другими удержаниями. Мы разработали таблицу, которая помогает считать деньги, а еще показывает, сколько от выручки "откусил" маркетплейс.

С вами Олег Неворотов, управляющий партнер UPMARKET и автор телеграм-канала про бизнес и маркетплейсы "Пакет брать будете?". Сводить отчетность по продажам на Wildberries всегда было для меня самой скучной частью работы. Обойтись без этого нельзя, иначе не будешь понимать, что происходит в твоем бизнесе. Но только представьте, сколько полезного можно сделать вместо того, чтобы вручную подставлять данные из отчетов.

Чтобы сэкономить время, мы с командой UPMARKET создали сложную отчетную систему на основе no-code решений и баз данных. А для своих клиентов сделали инструмент, который можно быстро внедрить: вбили все формулы в Excel-таблицу и указали, откуда брать данные.

Теперь достаточно сохранить отчеты из личного кабинета в папку на компьютере. Система скомбинирует данные и покажет только то, что нужно для быстрой аналитики. Сейчас покажу и расскажу, как она работает.

Что показывает таблица

В таблице учитываются все деньги, которые мы получаем или теряем на Wildberries. Сразу заметно, в какие недели продаж было больше, повышал ли маркетплейс объем штрафов или стоимость логистики.

Таблица упрощает работу продавца на маркетплейсе и помогает получать все важные данные в одном окне — на листе "Недельные отчеты". Ниже самое основное, что можно там сделать.

Увидеть данные за полную неделю. На Wildberries бывают случаи, когда вместо одного отчета за неделю приходит два:

• Рабочая неделя разорвана праздниками. Например, в конце прошлого года продавцы получили два отчета: с 26 по 28 декабря и с 29 декабря по 8 января.
• Часть товаров продается в странах Таможенного союза. По ним маркетплейс формирует отдельный отчет, который тоже присылает раз в неделю.

Если отчетов два, с аналитикой будут сложности: считать выручку, расходы и прибыль придется вручную. Наша таблица автоматически сливает отчеты за нужный период в один и показывает итоговые цифры.

Посмотреть выручку. Продавцы на Wildberries получают не полную стоимость проданного товара, а сумму, которая остается после всех удержаний. В таблице мы видим, на какую сумму продали, а сколько реально получим.

Узнать о расходах на маркетплейсе. Wildberries берет комиссию за свои услуги, а также списывает деньги за штрафы и другие расходы. Для удобства удержания суммируются, но можно увидеть детализацию по каждому пункту. Достаточно раскрыть столбец "Расходы и прочие удержания" через "+".

Удержания и расходы дублируются в таблице так, чтобы мы видели проценты от выручки. Это удобно для анализа. Если процент стал выше, значит, либо выручка упала, либо маркетплейс повысил удержания, например за перевозку товаров клиентам.

Без таблицы можно долго не замечать, что процент удержаний растет. С таблицей мы сразу увидим разницу, сможем обратиться в поддержку маркетплейса и разобраться в проблеме.

Увидеть, когда упал доход. Это сумма, которую мы получаем после всех удержаний. Она и расходы на маркетплейсе — это основные показатели в таблице. Мы вынесли их на отдельный график, чтобы следить за динамикой.

В норме расходы соотносятся с доходами. Например, вы продали больше товаров — доход вырос. Значит, понадобилось больше ресурсов, чтобы довезти покупки клиентам, — расходы выросли. Но иногда продавец может пропустить момент, когда Wildberries начал брать бóльшую комиссию за свои услуги. Тогда расходы растут, а доходы остаются на прежнем уровне.

Кроме листа "Недельные отчеты", в таблице есть листы с аналитикой продаж — из детализаций и по артикулам. Они тоже полезные: вот что в них можно делать.

Посмотреть, какая категория товаров лучше продается. Исходный отчет по продажам с Wildberries — это простыня, в которой сложно разобраться. В нашей таблице намного проще: все товары разбиты по категориям. Мы можем указать период, за который нужно посмотреть продажи, и они появятся в мини-таблице. Вот как это выглядит ↓

Аналитика продаж помогает понять, какие товары самые топовые, хорошо продаются и редко возвращаются. А еще — выявить позиции, которые стоит вывести из ассортимента.

Как мы работаем в таблице

Мы собрали таблицу в Excel с помощью редактора Power Query — это инструмент для аналитики, который помогает работать с внешними источниками данных. В том числе с отчетами Wildberries.
Вот как мы готовим таблицу к работе.


Создаем папку на компьютере, куда будем складывать отчеты с Wildberries. Назовём её, к примеру "Отчеты".

Открываем таблицу и указываем на первом листе путь к папке и будущему файлу в ней. Так мы показываем таблице, откуда брать данные.

Скачиваем отчеты из личного кабинета на Wildberries. Для анализа используем еженедельные отчеты и общую сводку. Сводку можно выгрузить по кнопке "Скачать excel", а отчет за неделю — если нажать на три точки в столбике "Действие".

Распределяем файлы в папке по такому принципу:

• В "Отчеты" кладем файлы, которые скачиваем каждую неделю. Их нужно назвать так, как указано в графе "№ отчета".
• Сводку, которую скачиваем по кнопке "Скачать excel" в личном кабинете продавца заменяем новой каждый раз.

Загружаем отчеты с маркетплейса в папку, переходим на вкладку "Данные", нажимаем "Обновить данные". Это нужно, чтобы таблица прочитала информацию в папке и добавила в свой отчет новую информацию.

Получаем данные в удобном формате. Благодаря таблице отчет можно проанализировать за несколько минут.

Важно: таблица работает только  на Windows на Экселе, начиная с версии 2021. 

Эту таблицу мы в UPMARKET даем клиентам, которых сопровождаем на Wildberries. Специально для читателей блогов Oborot.tu на несколько дней выложу файл в открытый доступ в своем телеграм-канале Подписывайтесь, забирайте и пробуйте анализировать свои продажи. И читайте интересные истории и лайфхаки, которые упрощают работу продавцов.