Мнение: почему в 2023-м глупо все еще не перейти на КЭДО

Иногда я слышу от предпринимателей, что держать все на бумаге надежнее. Обычно так они говорят до первого случая, пока кадровик не потеряет документы. Или пока не затопят соседи. Или не прилетит штраф за неправильное хранение бумаг. Я собрал вредные мифы об электронном документообороте и уничтожил их в статье.

Меня зовут Рафаэль Туляков, я руководитель направления КЭДО в компании "Бизнес легко". Мы внедряем сервисы для бизнеса: облачные кассы, инструменты для бухгалтеров, автоматизацию учета.

Наша команда перевела на ЭДО в СБИС уже десятки компаний, и об этом не пожалел пока ни один бухгалтер, менеджер или директор. Даже наоборот: документы больше не теряются, не рвутся и не заливаются кофе, всегда подписываются в срок. Рассказываю, какие страхи останавливают руководителей компаний и почему эти предубеждения кажутся мне глупыми.

Миф 1: КЭДО — это дорого

Я часто разговариваю с владельцами бизнеса, которые почему-то думают, что электронный документооборот стоит дорого. На днях общался с руководителем сети автосервисов, на которого работает почти 400 человек. И все документы он хранит на бумаге, потому что "дешевле". Но при этом директор не учитывает вот что:

Зарплату двух бухгалтеров, ведь один не справляется с потоком документов. Их работа без учета налогов обходится компании в 1 320 000 ₽ в год, если платить каждому по 55 000 в месяц.

Доставку документов удаленщикам, которая обходится в кругленькую сумму. В год владелец отправляет по разным городам около 120 бумаг — выходит примерно 1500 ₽ за пересылку в обе стороны. За 12 месяцев набегает еще 180 000 ₽.

Организацию хранения и печати. Каждый день в компании подписывают акты работ, кадровые бумаги, договоры с клиентами — в месяц тратится 7,2 пачки бумаги, а на год требуется аж 87 — это 26 100 ₽. Треть документов раскладывают по папкам на 150 листов — каждая стоит 75 ₽, на них за год уходит 7200 ₽. После печати 2500 страниц нужно обновлять чернила в принтере — за год нужно сделать 22 заправки по 300 ₽ — 6600 ₽ в сумме. Еще 5000 ₽ в год — расходы на ремонт и обслуживание оборудования. Итого 44 900 ₽ в год.

Риски. Бумага рвется, теряется, про документы забывают или выкидывают по невнимательности. А налоговая бдит — и штрафами набегает еще до 30 000 ₽ сверху.

В итоге "дешевый" бумажный документооборот обходится предпринимателю в полтора миллиона рублей ежегодно. Для ЭДО это сумасшедшие суммы: у нас базовая версия программы продается разовым платежом от 10 тысяч рублей, а максимальная — от 75 тысяч. При этом обслуживать систему сможет всего один бухгалтер — расходы на документооборот сократились бы более чем вдвое уже в первый год.

Миф 2: на КЭДО долго переходить

Некоторые предприниматели, с которыми я разговариваю, — торопыги. Они вечно куда-то спешат и из-за этого часто только теряют больше времени. Например, есть знакомый, который отказался от ЭДО, потому что его долго внедрять. Мол, программу нужно сто лет настраивать, потом переносить документы, а на обучение сотрудников уйдет вечность. Мне даже взгрустнулось, что он так не верит в своих работников.

На деле все не так: полный переход на ЭДО занимает примерно месяц. Чаще всего — 28 дней. Из чего складывается такой срок:

• Подготавливаем нормативные документы. Сотрудники должны подписать согласие на кадровый электронный документооборот. Обычно на подготовку уходит от одного до семи дней, еще неделя — на подписание.
• Настраиваем интеграцию с системами компании, если она требуется, — чаще всего на это уходит один день.
• Выдаем цифровую подпись сотрудникам. На это потребуются сутки, независимо от размера компании.
• Обучаем кадровиков — на это уходит два-три дня, дальше подключаем пилотную группу — тех, кто будет учить остальных сотрудников. Такое обучение выходит выгоднее, чем объяснять всем работникам сразу.
• Перенос документооборота в электронный вид, оцифровка бумаг. Процесс занимает еще неделю.

Чтобы сотрудники меньше путались с новой программой, мы присылаем обучающие материалы и консультируем по телефону или в чате. Но это требуется редко — интерфейс в СБИС интуитивно понятный, поэтому с ним можно разобраться даже без подготовки. При этом не нужно останавливать работу компании: получится внедрять программу и вести привычные дела параллельно.

Чаще всего переживания насчет безопасности ЭДО я слышу от владельцев бизнеса "на земле": цехов по ковке, шиномонтажки, бригады ремонтников. Управленцы в этих сферах редко работают с цифровыми технологиями, поэтому им всюду мерещатся хакеры и вирусы, которые стащат данные. А вот бумажка здесь, на столе — значит, в безопасности.

На деле с бумажным документооборотом все не так радужно. Чаще всего документы просто теряются: сотрудник засунул в ящик и забыл. Пришла проверка, бумагу не нашли, выписали штраф. У соседей этажом выше протекла труба — документы уничтожены. Замкнуло проводку — бумаги сгорели. Совсем не похоже на безопасность.

Мне кажется, цифровой документооборот куда надежнее. Подпись можно поставить только после ввода пароля — после этого документ фиксируется в системе и никуда из нее не пропадет. Если подписывать что-то совсем секретное — можно сделать цифровой токен. Это такая флешка с подписью, которую используют для авторизации. Ее можно носить на груди вместо крестика и держать под подушкой, чтобы точно никто не украл.

Передача электронных документов проходит по стандартам, которые задает ФСБ. Служба проверяет компании-поставщики ЭДО и выдает специальный сертификат. Поэтому данные никто не перехватит, не взломает и не уничтожит. Мы продаем СБИС, у него есть аттестат 1Г: документ подтверждает, что информация передается по защищенному каналу.

Миф 4: в электронном виде документы будет трудно подписывать

Иногда владельцы бизнеса недооценивают удобство программ для ЭДО. Пару месяцев назад общался с предпринимателем старой закалки, и он без конца сокрушался: "Документы надо постоянно пересылать, а рабочие вообще ходят с кнопочными телефонами — какой им СБИС". 

В программах электронного документооборота все куда проще, чем с бумагами. Все шаблоны заполнены заранее — сотруднику нужно нажать только одну кнопку, и форма автоматически заполнится. Не придется брать у кадровика или бухгалтера шаблон, а затем вписывать данные ручкой.

Ходьба по кабинетам с ЭДО тоже прекращается. Если документ подписывает несколько сотрудников, можно построить маршрут согласования или выбрать из ранее использованных шаблонов. Например, можно расписаться в документе и запустить процесс: система автоматически запросит подпись у бухгалтера, у руководителя отдела, перейдет к директору, вернет бухгалтеру и отправит готовый документ сотруднику.

Практика показывает, что даже "рабочие с кнопочными телефонами" справляются с ЭДО, а потом еще и учат остальных. По крайней мере, в случае "Бизнес легко". Мы высылаем приглашение в программу на электронную почту — она давно есть у всех, а тем, у кого ее нет, ее заведет руководитель. Чтобы для заказа справок не требовались гаджеты, оборудуем точку доступа прямо на рабочем месте. Это такой компьютер, в котором можно ввести логин и пароль, а затем заказать нужный документ — можно поставить прямо в цеху.

Бумажки во всем проигрывают КЭДО

Я не могу назвать ни одной причины, по которой бумажный документооборот выигрывал бы ЭДО. Мне кажется, многие предприниматели опасаются цифровизации лишь из-за того, что раньше с ней не сталкивались. Если копнуть чуть глубже, сразу понятно, что с ЭДО вести дела компании становится проще, быстрее, удобнее и безопаснее.

В "Бизнес легко" мы поставляем клиентам документооборот СБИС. Мы доработали программу и сделали для нее собственную оболочку — Saby. Она помогает решать задачи в режиме одного окна: электронный документооборот с контрагентами, вести бухгалтерию и кадровый учет, а вишенка на торте — КЭДО. Специалистам не нужно переключаться между десятками программ, поэтому на работу требуется меньше времени.

Напишите нам, если управляете бизнесом и хотите упростить работу с документами. Мы разберемся в процессах вашей компании и порекомендуем оптимальное решение для ЭДО.

Пишите в комментариях, пробовали ли вы работать на ЭДО и какие впечатления от него. А если предпочитаете держать все на бумаге, то почему?