Какие системы КЭДО есть в 2024 году и какую выбрать

В 2021 году в России разрешили перевести работу с кадровыми документами в электронный формат (КЭДО). С его помощью компании могут экономить время сотрудников на подписание и согласование различных бумаг. Для перехода нужна специальная система. На рынке много вариантов, и нелегко подобрать подходящее решение. Поэтому команда "Бизнес легко" разобрала преимущества и недостатки систем.

На что обращать внимание при выборе КЭДО

Все системы КЭДО могут работать с большинством кадровых документов. Но далеко не все из них универсальны и подходят любой компании. Вот на что стоит смотреть.

Поддержка разных видов подписи. В электронном документообороте используются два вида подписей — усиленная квалифицированная (УКЭП) и усиленная неквалифицированная (УНЭП). Их поддерживают все системы КЭДО. Но с 2022 года эти подписи можно выпустить в мобильном приложении "Госключ", чтобы подписывать документы через смартфон. Если эта функция важна, обратите внимание на КЭДО с поддержкой Госключа.

Возможности интеграции. Система КЭДО должна быть совместимой с программами, которые использует компания. Например, с 1С или SAP. Для интеграции в сервисах кадрового документооборота используют готовые модули или системы API — алгоритм, который позволяет внедрить систему КЭДО в свое ПО.

Простота и удобство использования. Чем проще и понятнее интерфейс программы, тем легче и быстрее освоит ее персонал. Также плюсом будет наличие мобильной версии: сотрудники смогут подключиться в любое время и в любом месте.

Вариант установки ПО. Программы могут устанавливаться локально или работать через облако. В первом случае пользователь скачивает софт на свое оборудование и хранит данные только на собственных серверах, что может быть важно для некоторых компаний. К облачному сервису клиент подключается через интернет, а за сохранность его данных отвечает поставщик. Данные в облаке могут храниться по-разному. Надежнее, если они дублируются на разные сервера, так как это снижает риск потерять информацию. Также важно, чтобы сервисы прошли сертификацию на безопасность.

Опыт других компаний. Надежнее подключить систему, которая хорошо себя зарекомендовала у других организаций. 

Рассмотрим популярные системы электронного документооборота. Информацию брали с официальных сайтов сервисов и из отзывов пользователей.

Кадровый ЭДО Directum HR Pro

Directrum HR Pro — одно из решений российской компании Directum. По сути, это конструктор, детали которого каждый бизнес выбирает для себя сам. Можно сразу комплексно оцифровать процессы или начать только с самых необходимых. Сотрудники могут работать в привычном интерфейсе своих учетных программ или в личном кабинете в браузере.

Возможности и преимущества

• Собственный удостоверяющий центр для выдачи электронных подписей.
• Позволяет перевести в цифровой вид только те группы документов, которые нужны компании.
• Техподдержка — круглосуточная.
• Система прошла нагрузочное тестирование и показала стабильную работу при 50 тысячах одновременных подключений.
• Есть автоматизация графика отпусков: система соберет все пожелания сотрудников в единый документ, в котором легко увидеть наложение дат.

Минусы

• Нет бесплатной мобильной версии.
• Нельзя создавать собственные печатные формы.
• Нельзя кастомизировать приложение под себя и настроить внешний вид кабинета: меню, логотипа, цветов в кабинете, приглашений и уведомлений.

Кадровый ЭДО "Контур.Диадок"

"Контур.Диадок" — система для электронного документооборота и часть экосистемы продуктов для бизнеса "Контур". Инструменты для КЭДО — это один из модулей этой системы. С сервисом можно работать в отдельном веб-интерфейсе или интегрировать в привычные программы.

Возможности и преимущества

• Удобная веб-версия программы.
• Все документы сервис размещает на нескольких серверах, что минимизирует риск утери данных.
• Есть двухфакторная аутентификация, что снижает риск взлома сервиса.
• Круглосуточная техподдержка.
• Возможность масштабировать автоматизацию — есть модули для приема на работу.

Минусы

• Ограниченные возможности настройки маршрутов согласования — порядка, по которому документ передается от одного лица к другому. Например, нельзя настроить параллельное согласование и подписание.
• Нельзя хранить документы на собственном сервере.
• Нет мобильного приложения.
• Уведомления — только через почту, нельзя отправлять их в мессенджеры.
• Не распознает документы: паспорт, СНИЛС.
• Нет автоматизации графиков отпусков: например, сервис не может учитывать пожелания сотрудников и сводить эти данные в единый документ. Кадровику нужно делать это самому с помощью Excel.
• Высокая стоимость решения: от 2000 рублей за пользователя и дополнительно 500 рублей за выпуск УНЭП.

Кадровый ЭДО HRlink

HRlink — первое в России решение, которое предназначено только для КЭДО. Появилось не так давно — в 2020 году, но уже имеет большой портфель клиентов и считается одной из лучших систем для кадровых документов.

Возможности и преимущества

• Гибкая настройка уведомлений — их можно отправлять как по электронной почте, так и через СМС, Viber, Telegram, WhatsApp.
• Сервис прошел сертификацию по безопасности, что защищает от проникновения злоумышленников.

Минусы

• Нет автоматического присвоения номеров документам. Нумерация нужна для упорядоченности всех сведений, но прописывать номера вручную не всегда удобно.
• Нет возможности кастомизировать приложение под себя, например настроить меню, внешний вид личного кабинета.
• Нет собственного УЦ, а подписи выпускаются через сторонних подрядчиков — есть риск, что подрядчик может прекратить работу с сервисом, а из-за этого возникнут сложности с выпуском подписей.
• Нет собственного центра обработки данных — это увеличивает количество промежуточных звеньев в работе и передачу персональных данных клиентов третьим лицам.
• Нет возможности самостоятельно настраивать пользовательские печатные формы, для этого нужно обратиться в техподдержку.
• Нет автоматизации графиков отпусков. Информацию о датах отпусков надо будет собирать в Excel, потом переносить вручную.
• Высокая стоимость — по 1000 рублей за каждого пользователя и по 15 000 за каждого кадрового специалиста.
• Нет возможности делегировать задачи и переадресовать их на тот случай, если сотрудник уходит в отпуск или на больничный.
• Нет возможности масштабировать сервис в HR-портал — например, нет сервиса для коммуникации сотрудников и работы с KPI.

"Астрал i КЭДО"

"Астрал i КЭДО" — облачный сервис для КЭДО. Покрывает базовые потребности в работе с кадровыми документами. Пользователи могут работать через личный кабинет или в интерфейсе 1С.

Возможности и преимущества

• Система прошла сертификацию на безопасность.
• Можно подключить двухфакторную аутентификацию.

Минусы

• Не самый понятный интерфейс — сотрудникам может потребоваться больше времени на обучение.
• Нельзя делегировать права другому сотруднику на случай отпуска или больничного. Придется заводить несколько учетных записей администратора или работать из дома.
• Нельзя создавать собственные шаблоны для печати документов, только пользоваться готовыми.
• Уведомления сотрудникам можно отправлять только через почту и Telegram.
• Нельзя автоматически обмениваться документами и статусами по документам с другими сервисами, например с 1С.
• Нельзя выгрузить все документы по сотруднику автоматически, придется собирать вручную.

Кадровый ЭДО "1С:Кабинет сотрудника"

"1С:Кабинет сотрудника" — это расширение для программ 1С, которое упрощает взаимодействие между кадровиками и другими сотрудниками. Сотрудники получают доступ в личный кабинет, где они могут оформлять заявки на отпуск, подтверждать получения расчетных листов, заказывать справки и прочее.

Возможности и преимущества

• Решения 1С распространены на рынке, поэтому легко найти специалиста по настройке.
• Можно не только использовать готовые шаблоны из базы 1С, но и загружать шаблоны документов, которые используют в вашей компании, и отправлять их сотрудникам.

Минусы

• В сервисе нельзя создавать и пересылать дополнительные соглашения.
• Нет возможности отрисовать маршрут, по которому документ движется от одного к другому сотруднику.
• 1С продает свой продукт только через партнеров-интеграторов, поэтому качество внедрения сильно зависит от компетенций партнера.
• Техподдержка есть, но только через партнеров и только через почту.
• Нет возможности кастомизировать приложение под себя.
• Уведомления поступают только через почту.
• Не распознает документы (паспорт, СНИЛС) для проверки и приема сотрудника.
• Нельзя делегировать задачи. Если сотрудник уходит в отпуск или на больничный, нет возможности переадресации.
• Нельзя настроить пользовательские права и роли. Выбор только из шаблонных ролей.
• В личном кабинете сотрудника может находиться только сотрудник, если требуется доступ руководителю для согласования — нужен доступ в 1С ЗУП.

Кадровый ЭДО EmplDocs

EmplDocs — сервис из двух составляющих: расширения для 1С и отдельного личного кабинета в виде веб-интерфейса. Расширение нужно для кадровиков, чтобы работать в привычной системе. Интерфейс используют сотрудники, которые оформляют заявления, получают расчетные листки и выполняют другие действия.

Возможности и преимущества

• Есть двухфакторная аутентификация.
• Поддержка нескольких языков.

Минусы

• Интерфейс простой, но некоторые пользователи считают его не самым удобным.

Кадровый ЭДО "СберКорус"

СберКорус — решение для цифровизации документооборота в экосистеме Сбера. Продукт для КЭДО предлагает доступ к трем личным кабинетам: для администратора, кадровика и для всех остальных сотрудников.

Возможности и преимущества

• Есть сертификаты о подтверждении безопасности и отсутствии уязвимостей в системе.
• Техподдержка — круглосуточная.

Минусы

• Некоторые пользователи отмечают негативный опыт работы с техподдержкой.
• Работает только в облаке.

Кадровый ЭДО СБИС

СБИС — это экосистема решений для электронного документооборота и управления бизнес-процессами, основной продукт компании "Тензор". СБИС КЭДО — часть этой экосистемы. По результатам исследования CNews Analytics за 2022 год, компания является крупнейшим игроком на рынке решений для КЭДО.

Возможности и преимущества

• Многофакторная авторизация — более надежно, чем вход только по паролю.
• Резервное копирование в разные места — уменьшает риск потери данных.
• Удобный и простой интерфейс.
• Для хранения сведений есть собственный центр обработки данных, который соответствует требованиям законодательства РФ.
• Большая экспертиза по внедрению КЭДО: более 1100 клиентов, среди которых лидеры рынка в своих отраслях.
• Гибкая настройка уведомлений: можно отправлять по электронной почте, через СМС, Viber, Telegram, WhatsApp.
• Возможность масштабировать автоматизацию на все процессы в отделе HR. Система представляет собой полноценную HR-платформу, где вместе с КЭДО можно вести кадровый учет и расчет зарплаты, подключить модуль подбора персонала, расчета и контроля KPI и нематериальной мотивации, организовать обучение сотрудников, использовать функционал корпоративного портала и вести учет рабочего времени сотрудников.
• Гибкий механизм работы с графиками отпусков. В выбранную дату система автоматически отправит задачу на планирование отпуска всем сотрудникам. Те могут запланировать отпуск даже в мобильном приложении. Затем система автоматически составит график отпусков и покажет руководителю, в какие дни есть пересечения по сотрудникам.
• Модуль подписания локальных нормативных актов и инструкции. Можно один раз загрузить этот тип документов в систему и настроить, для каких подразделений и должностей необходим конкретный документ, а СБИС самостоятельно соберет готовый набор документов и проконтролирует подписание.
• Есть инструменты для кастомизации личного кабинета и приглашений.

Минусы

• Работает только в облаке.

Кадровый ЭДО Easy Docs

Easy Docs — простой сервис для работы с кадровыми документами, который позволяет вести работу не только в самой программе, но и в мессенджерах. В программе уже есть встроенные шаблоны всех типовых документов.

Возможности и преимущества

• Для рассылки сотрудникам и работы с документами доступны специально разработанные боты для разных мессенджеров, в том числе WhatsApp, Telegram, Link и Viber.

Минусы

• Нет личного кабинета сотрудника, в качестве замены используются боты в мессенджерах.
• Работает только в облаке.
• Нельзя загрузить документ в формате Excel — данные придется переносить вручную.
• Нет возможности отрисовать маршрут, по которому документ движется от одного к другому сотруднику.
• Нет возможности делегировать задачи и переадресовать их на тот случай, если сотрудник уходит в отпуск или на больничный.
• Нет мобильной версии.
• Нельзя создать роли, чтобы дать разным сотрудникам разные права. Есть возможность работать только с готовыми.
• Нельзя хранить документы на собственном локальном сервере.
• Проблемы с безопасностью: нет двухфакторной аутентификации, сертификата соответствия по классу защищенности 1Г, входа по SSO.

Сравнение сервисов КЭДО

Чтобы было удобнее сравнивать, сделали таблицу:

Таблица доступна по ссылке, скопируйте ее себе, чтобы выбрать систему было удобнее. 

Рынок КЭДО — новый для России, поэтому компании активно дорабатывают и адаптируют свои решения под запросы пользователей. Вполне возможно, что если у системы нет нужной вам опции сейчас, ее добавят в ближайшем будущем.

Если вы хотите перейти на сервис КЭДО от СБИС, то вы можете обратиться к команде "Бизнес легко". Все работы по цифровизации документооборота мы возьмем на себя.