Как СБИС упростил жизнь владельца продуктового магазина

Владельцы магазинов продуктов сталкиваются с множеством проблем: продавцы воруют, покупатели жалуются на цены, а поставщики срывают заказы. С этим столкнулся предприниматель Антон Лисицын. После того как он расширил свою сеть с одной до четырех точек, у него посыпался учет в Excel-табличках. Во время инвентаризации постоянно стали появляться недостачи, а покупатели жаловались на просрочку.

Антону всё приходилось делать вручную: следить за сроками годности продуктов, оформлять заказы поставщикам и считать себестоимость товаров. В итоге товары портились, сотрудники забывали пополнить ассортимент — и клиенты уходили в другой магазин.

В этой статье Роман Москаленко из "Бизнес легко" расскажет, как с помощью сервиса "СБИС Розница" Антон справился со своими проблемами.

Проверять надежность контрагентов стало проще

СБИС собирает информацию о поставщике из баз данных налоговой и Росстата. Можно узнать, стоит платить авансы за поставку или партнер — компания-однодневка, которая скоро закроется.

Антон раньше не проверял поставщиков и из-за этого сталкивался с проблемами. Например, однажды заказал партию макарон, внес предоплату, но товар так и не пришел. Оказалось, на производстве возникли трудности. Деньги вернули, но пришлось срочно искать другого партнера: полки в магазинах были пустыми. Теперь Антон всегда проверяет новых контрагентов.

Вести каталог и учет товаров стало удобнее

Чтобы бизнесмену было проще ориентироваться в позициях и их количестве, создали каталог. В нем настроили карточки продукции: указали названия, розничные цены и сроки годности.

Когда срок годности товара подходит к концу, СБИС выделяет позицию желтым цветом, а если появилась просрочка — красным. Так сотрудники вовремя убирают испорченный товар с полок

Раньше в ассортименте магазина было 25 000 наименований. Из них 5000 — одинаковые товары с разными названиями, например "Сливки жир. 20%" и "Сливки 20%". Из-за этого клиенту было сложно вести складской учет и искать нужную позицию в огромном списке.

СБИС нашел похожие товары и предложил объединить их в одну карточку — бардака в ассортименте стало меньше. Когда приходит новая поставка, СБИС автоматически раскидывает товары по каталогу. Если система видит, что товара нет в списке, она предлагает создать новую карточку или связать позицию с уже существующей. Так владельцу не нужно вручную сверять список со своим ассортиментом и пересчитывать общее количество на складе.

Сократилось время на заказ товаров и работу с себестоимостью и ценами

Антон отправляет заказы одним поставщикам каждую неделю, другим — раз в две недели. Чтобы он не запутался в сроках и количестве поставок, СБИС автоматически формирует заказы и показывает уведомление. Клиент проверяет документы и жмет на кнопку — запросы улетают контрагентам.

Еще система считает среднюю себестоимость продукции — бизнесмену не приходится тратить время, чтобы решить, какую цену поставить для покупателей. Также СБИС дает статистику по закупкам. Если стоимость поставок растет, система предлагает повысить наценку на продукты, чтобы магазин не работал в ноль.

В СБИС можно посмотреть статистику по закупочной цене за последние месяцы или год. На скриншоте данные другого клиента, не Антона

Проводить инвентаризацию можно за час вместо четырех

Раньше при инвентаризации сотрудникам каждую неделю в разных отделах приходилось вручную пересчитывать 3000 позиций на полках и в коробках на складе, записывать цифры в блокнот и тратить на это по четыре часа. Продавцы постоянно уставали, сбивались в подсчетах и не хотели выходить на смену.

Сейчас инвентаризацию проводят за час. СБИС формирует документ инвентаризации по накладным и продажам, а сотрудник с помощью сканера сбора данных считает товар на полках и на складе. Вручную заполнять бумажки не нужно: данные отображаются в СБИС. Система сверяет документы и показывает недостачу по количеству и сумме.

Можно быстрее принимать и списывать товар

Антон продает разливное пиво, молочную и мясную продукцию. По закону он должен отчитываться о работе с таким товаром в личных кабинетах ЕГАИС и Меркурия. В каждой системе — разные механизмы работы.

ЕГАИС. Когда приходила поставка пива, владелец принимал электронную накладную в личном кабинете ЕГАИС. Как только кегу вскрывали, оформляли акт списания на портале госсистемы.

Меркурий. Чтобы принять партию колбасы и творога, Антон заходил в личный кабинет, проверял список продукции по электронным накладным и коробкам на складе, сверял данные ветеринарных сопроводительных документов (ВСД) с этикетками на продукции. Затем он подтверждал накладные и ветеринарные свидетельства — на всё уходила пара часов.

Мы интегрировали СБИС с ЕГАИС и Меркурием. Когда приходит новая партия, накладные отображаются в системе — владелец их принимает, и данные автоматически уходят в государственные системы. Чтобы отчитаться о вскрытии пивной кеги, сотрудник нажимает на кнопку "Вскрытие", а СБИС отправляет в ЕГАИС данные о списании после закрытия смены.

Экономия времени на замену ценников

В магазинах часто меняется стоимость товаров, и продавцы не всегда успевали клеить новые ценники. Из-за этого на кассе покупатели часто возмущались: "Почему у вас в зале одна цена, а на кассе другая". По закону клиент имеет право купить продукцию по той цене, которая указана на этикетке. Иначе он может обратиться с жалобой в Роспотребнадзор, а продавцу и магазину будет грозить штраф до 500 тысяч рублей.

Чтобы покупатели не ругались, а магазин не получил штрафа, подключили к СБИС сканер и ручной принтер этикеток. В системе можно быстро поменять стоимость продукта, а затем сотрудники "пикают" товар в зале. Если программа находит расхождения, не отходя от полки можно напечатать новый ценник. Еще принтер этикеток помогает работать с весовым товаром, например с закусками к пиву. Продавец фасует орешки и сухарики по контейнерам, взвешивает и сразу наклеивает этикетку со штрихкодом на упаковку.

На кассе установили электронные весы и экран покупателя. Продавец на кассе взвешивает и сканирует продукты, а покупатель сразу видит, по какой стоимости пробивают товар. Это помогает владельцу избежать конфликтов, а клиенту — следить за стоимостью покупки, чтобы не удивляться ценам в чеке.

Улучшились отношения с покупателями

Чтобы повысить лояльность покупателей, Антон решил подключить бонусную программу. Он заказал 500 скидочных карт с логотипом магазина, а мы завели их в СБИС. Клиенты покупают карточки, продавец сканирует их на кассе, а система автоматически начисляет один балл за каждые 100 рублей в чеке. Также СБИС предлагает списать баллы при покупке — продавцу не нужно за этим следить.

Антон говорит, что его клиенты с удовольствием пользуются картами лояльности.

Нашел продавцов-воришек

В СБИС можно посмотреть, как кассиры оформляли продажи или делали возвраты товара. Например, в каких случаях меняли количество и цену продукции, назначали и отменяли скидки.

Антон узнал, что один из продавцов часто отменял чеки, которые забывали покупатели, и забирал деньги себе, а другой использовал свою накопительную карту и получал баллы за покупки клиента.

Проверить работу продавцов можно в журнале безопасности

Система помогает защитить продавца и решить конфликты с покупателями. Антон рассказал, как один клиент пришел в магазин и требовал вернуть деньги за покупку. Он был уверен, что кассир пробил пачку кефира, но товар не выдал. Проблему решили просто: по дате и времени нашли чек и убедились, что кефира в списке покупок не было.

Во сколько всё обошлось

Мы подключили СБИС, собрали кассовое оборудование и обучили сотрудников работе в программе. Переход в систему обошелся клиенту в 191 200 рублей. Вот что вошло в стоимость:

• Лицензии на год — 25 400 рублей
• Кассовая техника — 155 800 рублей
• Настройка сервисов СБИС и обучение персонала — 10 000 рублей

Если вы устали бороться с просрочкой на полках, ловить нечестных продавцов и решать споры с покупателями, напишите нам. Подберем оборудование, подключим СБИС и расскажем, как работать с системой.